Назначай и трекай: как МСБ автоматизировать управление проектами и задачами?

Как только компания разрастается хотя бы до нескольких сотрудников, коммуникации и отслеживание результатов для менеджера значительно усложняется. Общение с каждым подчиненным требует времени, а часть важной информации может быть упущенной. Без отлаженных процессов в работе и отслеживания статуса задач менеджеру остается только догадываться, чем заняты сотрудники и каким будет их результат.

Повысить прозрачность и эффективность в управлении командой помогают современные цифровые инструменты, включая таск-менеджеры и Kanban-доски. Как работает автоматизация бизнес-процессов в менеджменте, Digital Business рассказывает в совместном проекте с ЕБРР о цифровой трансформации бизнеса.

О проекте. В цикле статей об эффекте цифровой трансформации для малого и среднего бизнеса Digital Business вместе с Европейским банком реконструкции и развития (ЕБРР) рассказывает об успешных практиках автоматизации, полезных ИТ-решениях и способах их внедрения в работу компаний. Первый текст об автоматизации с советами вице-президента International Data Corporation Андрея Беклемишева читайте здесь.

Зачем нужна автоматизация управления проектами и задачами?

Главная цель таких систем – сделать совместную работу менеджеров и сотрудников более понятной, предсказуемой и удобной. Первые онлайн-инструменты с элементами автоматизации роде Basecamp и Asana начали появляться на рынке еще в 2000-х и были ориентированы на крупные компании и корпорации.

Со временем подобные ИТ-продукты стали доступны МСБ и микробизнесу, например, известный Trello работает по принципу виртуальной Kanban-доски. В этой системе каждой задаче присваивается отдельная карточка. Потом она проходит через несколько этапов: от планирования до выполнения.

Создавая карточки с задачами, руководитель может отмечать дедлайны, назначать ответственных за исполнение и проверку, добавлять описания и прикреплять файлы. В зависимости от функционала системы задачи синхронизируются с рабочим календарем, а менеджеры автоматически получают уведомления, когда работа выполнена.

«В МСБ компанией нередко управляет ее собственник. За счет автоматизации он может передавать решение задач наемным сотрудникам, не теряя в качестве результата. Для этого нужно составить чек-лист и прописать все ключевые бизнес-операции и скрипты, допустим, как предлагать товар или услугу. Всю эту информацию нужно занести в систему под разные таски в виде инструкций. В настройках доски можно указать, чтобы задача не висела больше одного дня. В обратном случае руководителю поступит соответствующее уведомление. Таким образом можно контролировать факт выполнения задачи и качество работы», – считает СPO в Netalytix Александр Замахов.

Какие задачи помогают решать цифровые таск-менеджеры? Опыт CodiPlay

C необходимостью в прозрачной системе управления проектами два года назад столкнулся директор казахстанского офиса CodiPlay Алияр Кадикенов. До стартапа у него уже был опыт в онлайн-продажах через маркетплейсы Wildberries и Ozon, а также в управлении небольшим таксопарком. Если по своим проектам он работал с двумя помощниками, то в Edtech-компании курирует работу сразу 28 сотрудников. Причем одна часть из них рассредоточена по Казахстану, а другая базируется в Южной Корее.

– Сначала я работал в CodiPlay на проектной основе и пробовал решать все менеджерские вопросы через личные встречи и в переписке. Но так мне было сложно отслеживать прогресс и распределять задачи между командой. Не хватало централизованной системы управления проектами.

Раньше для планирования мы использовали обычную доску в офисе, где маркером прописывали задачи и вычеркивали их по мере решения. Она и по сей день удобна для брейнштормов, но точно не подходит для управления международной командой. Выходом из ситуации стало приложение Notion, использовать которое предложили корейские коллеги.

Сейчас вся компания работает в единой онлайн-системе. Каждый отдел, будь то разработчики, методологи или PR, ведет в приложении свои проекты. Внутри них прописано множество подзадач с закрепленными за ними ответственными лицами. Тут же можно коллективно редактировать текстовые документы.

Для визуализации тасков и проверки статусов их выполнения используем Kanban-доски. По тому же принципу работают недельные таски со списком задач на ближайшие дни. При этом требования к задачам подробно прописаны, будь то ТЗ для дизайнера или скрипт для сейлза.

В целом Notion помогает координировать работу между отделами и сотрудниками: все в курсе, на каком этапе находится их проект и какие задачи нужно выполнить. Помимо работы используем его для структурированного хранения информации, включая различные материалы и данные. Плюс в приложении предусмотрена интеграция с внешними сервисами, что тоже для нас очень удобно.

«Работа в Notion помогает экономить 15 рабочих часов в неделю»

Результаты внедрения таск-менеджеров могут выражаться по-разному. Например, в экономии времени руководителей, улучшении коммуникаций в команде, скорости выполнения задач, а также продуктивности команд или отдельных сотрудников.

«Работа в Notion помогает  экономить 15 рабочих часов в неделю. В первую очередь за счет сокращения рутинных встреч. Обсуждение какой-то проблемы может занять не один час, а в приложении сотрудники описывают ее в системе и приходят с готовым предложением или хотя бы вариантами решения. То же самое касается отчетов по задачам: опросить всех сотрудников лично не хватит времени. Каждый из четырех отделов курируют отдельные тимлиды, с которыми я работаю напрямую. При этом  могу посмотреть в системе, чем каждый сотрудник занимался в течение дня или недели. Если какие-то задачи не выполнены в срок, команда пишет комментарии, которые позже можем обсудить», – объясняет Алияр Кадикенов.

В зависимости от технических возможностей системы ее можно интегрировать с CRM-платформами и различными сервисами. В таком случае эффект от внедрения таск-менеджера может выражаться в оптимизации бизнес-процессов.

«Представьте, что вы запустили рекламу в Инстаграм и привлекли покупателей. Те оставили заявки, например, через ваш лендинг. Потом они падают к вам в таск-трекер, где автоматически назначается сотрудник, ответственный за обработку лидов. Соответственно, ему не надо отдельно писать и ставить задачу. А если подключить к задачнику СRM, то можно послушать запись разговора сейлза с клиентом, и узнать, насколько эффективной была коммуникация», – добавляет Александр Замахов.

Что стоит учитывать при выборе цифрового инструмента? 2 совета

• В первую очередь нужно отталкиваться от потребностей бизнеса, бюджета и масштабируемости системы. В частности, ее технических возможностей по созданию новых проектов, лимиты на количество сотрудников в единой рабочей среде и т.д.

«Тот же Trello хорош тем, что у него достаточно низкий порог входа. В базовой версии сервис достаточно простой, но это не помешало ему в свое время конкурировать с Jira, предназначенной для крупного бизнеса. Собственно, поэтому у обоих продуктов сейчас один владелец – Atlassian. Для расширения функций Trello, конечно, нужны сторонние плагины. Например, чтобы добавить календари и включить автоматизацию. Но даже бесплатный функционал позволяет освоить инструмент и улучшить процессы управления», – считает Александр Замахов.

• Также продакт-менеджер рекомендует учитывать тип работы в организации. Инструменты на базе Kanban-досок популярны в ИТ-компаниях и стартапах с гибким форматом разработки. Он позволят вносить изменения в процессе работы и быстро к ним адаптироваться. С высокой вероятностью Kanban подойдет бизнесу и в других отраслях, где используется проектный подход.

Там же, где все проекты строго регламентированы, а результат как правило, предсказуем, бизнесу могут подойти более классические инструменты. В таком случае, Александр Замахов рекомендует ознакомиться с МS Project или диаграммой Ганта. Последний инструмент с графиком задач и назначенными исполнителями можно также построить в Google Sheets или отдельных сервисах с элементами автоматизации.

Сколько времени заложить на переход и какие могут быть нюансы?

В случае CodiPlay переход всей команды в единый таск-трекер занял три месяца. Даже при наличии опытных пользователей сервиса остальным сотрудникам понадобилось время на адаптацию. Чтобы им помочь, менеджеры собирали от них обратную связь и пожелания по улучшению работы в приложении.

«Всегда есть коллеги, которые быстрее других осваивают новый инструмент, потому что знакомы с аналогами, а кому-то нужно больше времени на обучение. Поначалу некоторые сотрудники могут продолжать работать по-старому, и им важно оказать поддержку. Также в компании обязательно нужен ответственный сотрудник для консультации по новому софту», – отмечает Алияр Кадикенов.

Как работают интеграторы: 5 этапов

Внедрением новых ИТ-решений также занимаются различные компании- интеграторы, а сам процесс проходит в несколько этапов. Подробнее о них рассказывает руководитель проектов в LeverX Юрий Яковлев:

• Первый этап – оценка ключевых бизнес-процессов в компании и рутинной работы. Она начинается с формализации или описания действий в решении той или иной задачи. Увидев всю картину, мы понимаем, какой из процессов можно автоматизировать.
• Второй этап – создание дизайна будущей системы (blueprint) на основе проведенного анализа. Он включает набор проектных решений для внедрения и настройки всей системы.
• Третий этап – настройка системы в соответствии с принятыми проектными решениями и совместное тестирование ИТ-решения вместе с заказчиком перед запуском на соответствие заявленным требованиям.
• Четвертый этап – обучение персонала всем новым бизнес-процессам, настроенным в системе, для будущей работы, а также миграция начальных данных из прежних учетных систем в новую.
• Пятый этап – запуск новой системы в работу с сопровождением компании на первых парах. В таком случае переход на новый софт проходит более плавно, а сотрудники быстрее адаптируются к изменениям.

Итого: чек-лист для МСБ — как выбрать и внедрить инструмент для управления проектами

Вместе с ЕБРР и нашими героями-экспертами составили для вас емкий чек-лист по внедрению инструментов автоматизации в бизнес-процессы компании.

Для всех предпринимателей, кто готов или планирует оптимизировать бизнес-процессы, ЕБРР запустил ежегодную программу поддержки МСБ. Она включает экспертные консультации и обучение. Услуги консалтинга на сегодня получили более 2200 тыс. предприятий, а различные тренинги и семинары ежегодно проходят тысячи предпринимателей.

По вопросам участия в консультационных проектах с международными отраслевыми экспертами можно писать на почту: EBRDAlmatyInfo@ebrd.com

По вопросам поддержки инновационных стартапов по всему Казахстану в ЕБРР также готовы ответить по адресу: BirimzhS@ebrd.com