Голосовые роботы для обзвона клиентов, цифровой документооборот и Kanban-доски – еще несколько лет назад подобные ИТ-решения казались прерогативой крупного бизнеса. Но сейчас эти и другие цифровые сервисы начали осваивать даже небольшие компании, ведь анализировать данные, подписывать документы и отслеживать статус задач нужно всем.
В новом цикле статей об эффекте цифровой трансформации для малого и среднего бизнеса Digital Business вместе с Европейским банком реконструкции и развития (ЕБРР) будет рассказывать об успешных практиках автоматизации, полезных ИТ-решениях и способах их внедрения в работу компаний.
Спойлер: в конце статьи вас ждет тест на готовность внедрять инструменты автоматизации в бизнесе.
Как автоматизация стала неотъемлемой частью бизнеса?
С одной стороны, цифровые решения стали доступнее для предпринимателей и МСБ, а с другой – нарастающая неопределенность, новые бизнес-модели и формы занятости, возникшие под влиянием гиг-экономики, вынуждают компании работать эффективнее. То есть искать решения, которые помогут больше зарабатывать, меньше тратить и высвобождать время сотрудников для более сложных и креативных задач.
Адаптируя бизнес-модели под актуальные тенденции и вызовы рынка, компании встают на путь цифровой трансформации. От ее долгосрочного эффекта будет зависеть конкурентоспособность и устойчивость бизнеса. Как правило, первый шаг цифровой трансформации – автоматизация рутины, отнимающей много времени у сотрудников.
Вице-президент International Data Corporation Андрей Беклемишев
«Автоматизация начинается с описания бизнес-процессов. Это так называемая формализация, когда все действия сначала излагаются на «бумаге» — обычно в виде схем. Затем в компании стараются убрать лишние элементы или оптимизировать процессы. Дальше решают, как их лучше автоматизировать, и только после дело доходит до внедрения инструментов, если это необходимо. Также нередко бывает, что формализация помогает выявить бесполезные бизнес-процессы, которые не несут никакой пользы, и от них отказаться», – объясняет вице-президент International Data Corporation Андрей Беклемишев.
Описать бизнес-процессы поможет чек-лист, состоящий из трех шагов и наводящих вопросов. Ответив на них, предпринимателю будет проще оптимизировать рутину и замерить результат.
Также компания начинает внедрять инструменты автоматизации, когда сталкивается с техническими ограничениями, тормозящими рост бизнеса. Допустим, низкая скорость обслуживания клиентов и обработки заявок при текущем штате сотрудников.
В качестве успешного примера можно привести опыт казахстанского стартапа Python RPA, чьи виртуальные ассистенты помогают автоматизировать рутинные задачи в бухгалтерии, закупках, ИТ, казначействе. Его ПО избавило сотрудников ЖД-компании от ручного переноса данных о трудовых договорах в базу enbek.kz. У 3 работников эта задача отняла бы 1 год, а программа выполнила ее всего за месяц.
В другой компании роботы выгружают данные из рекламных кабинетов для создания отчетов. В свою очередь маркетологи стали больше времени уделять анализу метрик и созданию дашбордов, а не сбору и подготовке сырой информации.
«Чем меньше организация, тем проще ей внедрять инструменты автоматизации. В корпорациях гораздо больше бизнес-процессов, и они сложнее. А МСБ, наоборот, более гибкий и может оперативнее внедрять доступные ИТ-решения. Тем более появилось достаточное количество B2B-компаний и стартапов, которые начали работать не только с крупным, но и малым и средним бизнесом», – считает Андрей Беклемишев.
Какие инструменты для автоматизации бизнеса используют компании?
По данным McKinsey за 2022 год, в список наиболее востребованных решений по автоматизации бизнес-процессов вошли:
- Цифровые инструменты управления и обработки документов;
- Роботизированная автоматизация процессов;
- Платформы для управления бизнес-процессами;
- Алгоритмы машинного обучения;
- Low/no-code платформы – готовые ИТ-решения вроде конструкторов сайтов;
- Голосовые помощники, чат-боты и/или разговорные агенты;
- Обработка и/или генерация естественного языка.
В зависимости от ниши, размера компании и потребностей ее подразделений доступные ИТ-решения могут автоматизировать разные бизнес-процессы, включая менеджмент, маркетинг и продажи, аналитику данных и не только. Рассмотрим каждое направление по отдельности.
Управление проектами и задачами
Чтобы эффективно управлять людьми и ресурсами, руководству необходимо добиться прозрачности в работе всех отделов и каждого сотрудника в частности. С этим помогают системы управления проектами и задачами (Project/Task Management Tools) вроде Trello, Jira и Asana. По сути это единая рабочая среда, где менеджер распределяет работу, назначает исполнителей и отслеживает статус задач на Kanban-доске. В свою очередь сотрудник видит все текущие задания с дедлайнами в виде карточек и фиксирует прогресс.
Такие системы автоматизируют как сам процесс создания новых задач для сотрудников, так и отправку напоминаний и уведомлений, сбор отчетности, фиксацию прогресса в работе и не только. Также подобные решения интегрируются с внешними сервисами — будь то Slack, Google Drive, Zoom и другие.
Системы управления проектами прижились в ИТ-компаниях, креативных агентствах и различных организациях с проектным форматом работы. Также их используют большие корпорации и МСБ.
Управление CRM
Рутинных задач достаточно и в отделах маркетинга и продаж. Работа с клиентами требует централизованного хранения данных, распределения работы по обработке лидов и многого другого. С этими функциями справляются CRM-системы (Customer Relationship Management). Они помогают компаниям отслеживать взаимодействие с потенциальными и текущими клиентами, автоматизировать воронку продаж и распределять задачи по обработке лидов.
Функционал CRM часто позволяет автоматизировать маркетинговые кампании, включая сегментацию аудитории, настройку и запуск персонализированной рассылки, а также подготовку отчетов по проделанной работе. Здесь же можно вести учет обращений, жалоб и предложений от клиентов. То есть СRM – незаменимый инструмент для компаний в ритейле, производстве, недвижимости и практически в любом сегменте бизнеса, в котором маркетинг работает в тесной связке с отделом продаж.
В зависимости от ниши компании могут воспользоваться и готовыми инструментами от крупных игроков. Например, в ритейле.
«Автоматизировать МСБ также помогают крупные платформы. К примеру, на Amazon еще 10 лет назад можно было торговать буквально из дома. Условно, продавец мог заказать товар из любой точки мира, хранить его на складе компании и продавать, не переживая за доставку. Чтобы управлять процессом, даже крупному онлайн-ритейлеру было достаточно смартфона. Плюс платформа предлагала онлайн-инструменты для упрощения сдачи налоговой отчетности и не только», – комментирует Андрей Беклемишев.
Управление документооборотом
Благодаря облачным хранилищам компаниям больше не требуется держать кипы бумаг в шкафах, а подписание и проверка документов сводится к нескольким кликам. На рынке доступно множество разных сервисов для оптимизации документооборота. К примеру, казахстанский портал Учет. ЭДО позволяет отправлять документы на подпись по ЭЦП, а его альтернатива TrustContract – по SMS.
Есть и более комплексные решения, включающие кадровый документооборот, а также создание/утверждение заявок и платежей внутри компании. К примеру, такой функционал предлагает казахстанская ERP-система Darlean, в которой сотрудники могут оформить отпуск, подать заявку на удаленку или запустить договор на оплату услуг. Система автоматически подключит к операции всех необходимых участников, а инициатор процесса получит результат в рамках установленного дедлайна.
Подобные решения оценит компания, где есть кадровый учет, подписание договоров с контрагентами и т.д. Также автоматизация сокращает человеческий фактор при обработке документов благодаря проверке при заполнении форм.
В свою очередь интеграция с другими корпоративными системами (ERP и CRM) автоматически обменивается данными и документами между работниками из разных подразделений. Как результат, сотрудники бэкофиса тратят меньше времени на ручной ввод данных и дублирование информации.
Аналитика и визуализация данных
Ежедневно бизнесы накапливают много полезной информации, включая текущие показатели и сведения о клиентах. В необработанном виде они не представляют ценности, но после обработки и анализа могут стать катализатором изменений и роста для всей компании.
Найти ценность в данных позволяют BI-системы (Business intelligence). Созданные на их основе аналитические отчеты помогают топ-менеджерам принимать более взвешенные управленческие решения. Например, в сфере ритейла аналитика товаров на складе в реальном времени поможет выявить дефицит или излишки.
BI-системы пользуются спросом и в e-commerce, финансовом секторе, производстве, здравоохранении, логистике, закупках и других сферах бизнеса, где накапливается big data. Аналитические инструменты не гарантируют быстрого роста доходов компании, особенно на начальных этапах. Но их эффективность проявляется при длительном использовании и выявлении проблем и точек роста бизнеса.
Автоматизация финансовых процессов
Различные решения финансового управления с минимальным участием человека предлагают как универсальные ERP-системы, так и профильные сервисы, например, для ведения бухгалтерии. Их функционал может решать широкий перечень задач. Вот несколько примеров:
- Автоматическая сверка платежей и генерация напоминаний клиентам о неоплаченных счетах;
- Автоматизированные отчеты о доходах и расходах, прогнозирование финансовых потоков;
- Автоматический расчет налогов и генерация отчетов для налоговых органов;
- Автоматизированный расчет зарплаты сотрудников и контроль кассовых операций.
Инструменты с подобным функционалом востребованы в финансовых отделах крупных корпораций для управления счетами, платежами и бюджетированием. Также их использует банковский сектор для автоматизации транзакций, отчетности и управления рисками. Что касается МСБ, его представители внедряют системы автоматизации для управления счетами и налогами.
Вне зависимости от сферы применения, основная задача любого инструмента автоматизации – улучшить текущий процесс или отдельный его показатель. Соответственно, если внедренный продукт сокращает время выполнения задачи или решает какую-то потребность бизнеса, его эффективность подтверждается на практике.
«Сегодня Казахстан сам становится примером лучших практик автоматизации благодаря сервисам на стыке государства, бизнеса и граждан. По меньшей мере четыре казахстанских банка развивают полезные сервисы для МСБ, интегрированные с государственными базами данных. Также появляются бизнес-кейсы, аналогов которым пока нет нигде в мире, например, цифровая ипотека и онлайн-продажа квартир. Такие сервисы могут сильно упростить жизнь застройщикам в поиске покупателей. Еще Казпочта оцифровывает логистику и доставку товаров, особенно из Китая, открывая новые возможности для предпринимателей. С текущими темпами технологического развития подобных бизнес-кейсов будет больше», – резюмирует Андрей Беклемишев.
А теперь тест. Вы готовы автоматизировать свой бизнес?
Спасибо, что дочитали статью до конца! Но это еще не все. Как насчет того, чтобы пройти короткий тест и узнать, насколько вы готовы к внедрению цифровых решений и автоматизации в своем бизнесе?
Для всех предпринимателей, кто готов или планирует оптимизировать бизнес-процессы, ЕБРР запустил ежегодную программу поддержки МСБ. Она включает экспертные консультации и обучение. Услуги консалтинга на сегодня получили более 2200 тыс. предприятий, а различные тренинги и семинары ежегодно проходят тысячи предпринимателей.
По вопросам участия в консультационных проектах с международными отраслевыми экспертами можно писать на почту: EBRDAlmatyInfo@ebrd.com
По вопросам поддержки инновационных стартапов по всему Казахстану в ЕБРР также готовы ответить по адресу:
BirimzhS@ebrd.com