«После внедрения мы стали работать не неделю, а 5 дней». Как разрабатывали первую казахстанскую ERP-платформу Darlean?

ERP-система Darlean, созданная в группе компаний DAR, стала доступной на рынке Казахстана еще год назад. Разработка наших ИТ-специалистов помогла разгрузить работников МСБ и крупных компаний, сняв с них больше 50% рутинной работы. На июль 2024 годa платформа охватила больше 1000 пользователей.

Как разрабатывалась платформа? Какая команда создавала первую отечественную ERP-систему? Об этом и не только читайте в первом выпуске совместного спецпроекта Digital Business и группы компаний DAR – с директором по разработке Аланом Имамбаевым, senior product manager Айгерим Медетбековой и creative lead Аружан Абильпеисовой.

«Изначально Darlean задумывался как внутрикорпоративная ERP-система»

— Начнем с принципиального вопроса: а зачем понадобилась новая ERP-система?

Алан: — Все началось в 2020-м году во время пандемии коронавируса. Сотрудники группы компаний DAR вынужденно переходили на удаленку — и у всего бизнеса появилась острая необходимость в ERP-платформе, которая позволила бы организовать операционную работу очень разных по своим задачам команд в онлайне.

Начались долгие поиски систем, способных закрывать потребности всех подразделений, включая разработку и бэк-офис. Выяснили, что платформ под наш запрос просто нет, а покупать разные софты под отдельные процессы было бы накладно. На тот момент группа компаний DAR работала в Казахстане и за рубежом более 10 лет — и накопила за это время опыт производства высоконагруженных систем. Поэтому решили закрывать внутреннюю потребность собственными силами.

Мы попробовали, и у нас получилось: вскоре выпустили работоспособную MVP, собрали обратную связь и, обкатав на внутренних процессах, начали развивать систему дальше.

Айгерим: — В разгар пандемии стало очевидно: проблема оцифровки и автоматизации бизнес-процессов актуальна не только для DAR, но и для большинства других казахстанских компаний. Бизнес столкнулся с разрозненностью систем, когда каждое решение закрывало лишь одну задачу.

Знакомая картина: десятки вкладок в браузере, мессенджеры, Zoom, 1С, программы для управления проектами… Это не только неудобно, порой небезопасно, но и экономически невыгодно из-за необходимости приобретать множество лицензий. Осознав масштаб проблемы и в отсутствии универсального ERP-решения на рынке, DAR решила запустить продукт внутри компании, отладить его на собственных процессах, а затем, в случае успеха, предложить широкой аудитории.

— Darlean изначально задумывался как платформа со множеством сервисов? Или команда пришла к этому пониманию в процессе разработки?

Айгерим: — Понимание пришло в процессе. Сперва мы видели этот продукт как платформу единых коммуникаций команды, которая способна объединить все подразделения сотрудников. То есть это некий корпоративный чат с функцией видеоконференций и учета рабочего времени. Но отошли от этой концепции буквально сразу, как только начали кастдевить своих же сотрудников в DAR и собирать бизнес-требования.

Стало ясно: функционал нужно пересматривать, развивать. А затем стали проводить глубинные интервью с представителями малого и среднего бизнеса — они тоже расширили горизонты будущего продукта. То есть список фич для экосистемной платформы формировался долго. И, подчеркну: он идет и сейчас, потому что мы постоянно находимся в контакте с пользователями и выясняем, что именно дает ценность продукту.

«Мы начинали разработку продукта по-стартаперски командой из 20 человек. Сейчас нас больше 85»

— Можете привести примеры: функционал, к которому вы пришли благодаря исследованиям и общению с потенциальными клиентами?

Алан: — Их много. Из последних наиболее ярких — это документооборот с возможностью подписания документов через ЭЦП. Изначально мы и не думали над этим функционалом, однако, взаимодействую с компаниями, уловили конкретный запрос: добавление этого модуля в ERP-систему существенно повысило бы ее ценность. Поэтому внедрили его в Darlean, а также провели интеграцию с другими сервисами, сделав их взаимосвязанными.

Для МСБ очень важны продажи и прогнозирование финансовых потоков. А для этого нужна CRM. Ее мы полноценно планируем представить рынку в ближайшем будущем.

Айгерим: — Я бы назвала еще и модуль BPM (система управления бизнес-процессами – прим. Digital Business).

По обратной связи мы выяснили, что руководителям хочется повышения эффективности и прозрачности в процессах их компаний. А еще важно улучшить процесс принятия решений. Поэтому им нужен доступ к аналитике и отчетам, которые строятся на реальных данных о выполненных работах.

И такая же история была с LMS (learning management system, платформа для обучения сотрудников компании – прим. Digital Business).

— Сколько времени ушло на разработку первой версии продукта для внутреннего пользования?

Алан: — Первый релиз состоялся почти год спустя после старта, в 2021 году. Столько времени понадобилось, потому что изначально воспринимали Darlean как одну из гипотез, которая могла облегчить жизнь компании и впоследствии принести пользу рынку. Поэтому на проекте сперва работала небольшая команда, состоявшая из 20 человек. Это мало: сейчас, спустя 3 года после старта полноценного продакшена, в проекте задействовано больше 85 сотрудников, а до конца года будет 100.

То есть для нас было критически важно двигаться по концепции бережливого использования ресурсов – lean. Поэтому «пилили» проект по-стартаперски: быстро разработали часть функционала, посмотрели на его работоспособность, собрали обратную связь, доделали — и перешли к следующей части.

Наверное, в какой-то мере мы работаем в таком режиме до сих пор: только в 2024 году было выпущено 3 крупных релиза, а количество небольших обновлений и не счесть.

— А кто вошел в эту команду из 20 человек в самом начале, когда создавался MVP?

Алан: — В основном это были разработчики. Также был один продакт-менеджер, несколько аналитиков и дизайнеров, которые помогали делать интуитивно понятный и простой интерфейс.

Но к концу первого года работы над продуктом, когда стал понятен его потенциал и значимость для рынка, команда увеличилась почти вдвое — до 37 человек. В нее вошли чуть меньше 30 разработчиков, 2 продакт-менеджера, 3 аналитика и 4 дизайнера.

«Когда мы запустили продукт, Алидар сказал: После интеграции Darlean я не работаю всю неделю, а только 5 дней»

— Как запускался MVP внутри вашей компании?

Алан: — Мы в DAR давно перешли на облачные сервисы, поэтому «накатывали» Darlean по частям, но сразу на всю группу компаний. Сперва протестировали работоспособность функционала подачи заявлений на отпуск. Все сработало как надо — мы получили позитивную обратную связь, а затем перешли к внедрению следующих фич. Параллельно собирали обратную связь сотрудников в наш бэклог.

Следующим этапом стала оценка эффективности внедрения. Здесь собирали обратную связь от всех пользователей, начиная от линейного персонала и заканчивая топ-менеджментом. Приведу несколько примеров отзывов, которые мы получили, внедрив Darlean:

1. Раньше наши подрядчики и контрагенты могли долго ждать согласования документов или счетов на оплату из-за высокой загруженности бухгалтерии и юристов. После интеграции модуля с электронным документооборотом вышли на фиксированный срок приемки документации и расчетов: теперь эти моменты закрываются за 2 дня, а наши партнеры счастливы от того, что все прогнозируемо и системно.
2. Сейчас никому не нужно носить и согласовывать документы со множеством отделов, чтобы утвердить график отпусков и вовремя направить сотрудника на отдых.

Самая яркая обратная связь была от нашего руководителя, основателя DAR Алидара Утемуратова, который сказал: «После интеграции Darlean я не работаю всю неделю, а только 5 дней». Так произошло, потому что статусы по всем проектам группы компаний находятся в одном дашборде. Внутри есть нужные артефакты проектов, точные дедлайны и хронология событий. Больше не нужно назначать массу встреч, чтобы вникнуть в курс дел.

То есть, если обобщить, в компании на всех ее уровнях произошло множество небольших, но приятных изменений, которые дали нам четкое понимание: Darlean работает и действительно увеличивает эффективность сотрудников и упрощает жизнь бизнеса.

После этого мы поняли: будем разрабатывать систему дальше.

«Большинство международных платформ не работают на казахском и русском языках, поэтому вопрос локализации был крайне важным для Darlean»

— А что планировали улучшить или добавить в ERP-систему перед тем, как выводить разработку на рынок?

Алан: — Кроме тех фич вроде документооборота, о которых говорили выше, появилось несколько основных направлений:

1. Локализация. Мы — казахстанская компания и делаем продукт в первую очередь для казахстанского бизнеса. Поэтому нам было важно сделать так, чтобы ERP-система была доступна на нашем языке. Второй момент локализации — клиентский сервис. Пока специалисты дорабатывали продукт (а на это ушло еще чуть меньше года), нам удалось собрать хорошую customer support команду, которая могла бы решать любые вопросы пользователей в течение часа. Это было крайне важно в контексте создания дополнительной ценности для клиентов, ведь другие международные системы не могли похвастаться такой скоростью поддержки.
2. Интуитивно понятный интерфейс. Было важно собрать максимально четкий и приятный интерфейс, который позволил бы сократить время на установку системы и вообще отказаться компаниям от привлечения человека, который интегрировал бы сервис в существующие процессы.

— Как делали дизайн Darlean? Кажется, он действительно простой и понятный.

Аружан: — Мы пришли к нынешнему внешнему виду продукта не сразу. Нам было критически важно не нагромождать элементы и блоки, а сделать так, чтобы все визуальные конструкции считывались на интуитивном уровне.

Чтобы сделать такой дизайн, мы тоже постоянно общались с пользователями: показывали различные версии, устраивали стресс-тесты интерфейса и вносили много изменений.

Так получилось сделать систему, в которой каждый элемент стоит на своем месте. Даже если человек не пользовался аналогичными системами, он поймет, где находится тот или иной блок. И вот эта визуальная составляющие, считаем, тоже выгодно отличает Darlean от других платформ.

Айгерим: — Для улучшения пользовательского опыта интуитивно понятный дизайн был также дополнен системой адаптации платформы под конкретного заказчика. Darlean настраивает положение иконок внутренних фич во время небольшого теста и первых сеансов использования.

Также мы сделали понятную систему онбординга из welcome-цепочки писем, которая помогает с первых дней пользоваться системой по максимуму. Ну и не могу не рассказать про нашего ИИ-бота: он может не только помочь разобраться, как устроен сервис, но и сам способен ставить и выполнять задачи.

Продолжение следует. В следующих материалах мы расскажем о конкретных кейсах внедрения Darlean в бизнесе.