Два года назад в TechnoDom начались масштабные изменения по цифровизации бизнеса. Компания перешла на облачную платформу, консолидирующую биг-дату и бизнес-метрики в режиме реального времени. Чтобы анализировать данные и извлекать из них максимум пользы, отделу дата-аналитики понадобился универсальный BI-инструмент. Им стала облачная система Qlik Cloud – SaaS-решение на базе платформы Qlik для самостоятельной визуализации, исследования и мониторинга данных.
Спустя год после внедрения BI-инструмент используют 80% бизнес-направлений компании. Каких результатов удалось достичь за это время, в чем были сложности при переходе на новый софт и что помогло их быстрее решить, рассказываем в кейсе компании TechnoDom.
Зачем ритейлу дата-аналитика?
За последние 5 лет TechnoDom нарастил команду Data офиса с 5 до 28 человек. Рост связан с тем, что бизнесу нужно обрабатывать все больше информации, чтобы принимать важные решения и оставаться конкурентоспособным на рынке. Ведь только оффлайн-точки TechnoDom – а в Казахстане их 179, включая 92 пунктов выдачи заказов – ежедневно накапливают гигабайты полезной информации о покупках, наиболее и наименее популярных товарах, средних чеках и способах оплаты и др. Эти данные нужно быстро обрабатывать, чтобы изучать клиентский опыт, делать персонализированные предложения, увеличивать продажи и маржинальность бизнеса.
В TechnoDom аналитика данных нужна по меньшей мере 20 подразделениям, включая коммерческий отдел, команды маркетинга, e-commerce, а также складской и транспортной логистики. И, конечно, ею пользуются в оффлайн-магазинах: например, директоры розничных точек с помощью этих данных могут определять товары высокого спроса и дозаказывать их, если на складе наблюдается дефицит определенного товара.
Cloud вместо монолита
До переезда на Qlik в компании использовали различные BI системы вроде PowerBI, SAP c прямым подключением к классическим DWH MS SQL и SAP BW. В какой-то момент этот стек технологий устарел и начал тормозить работу разных отделов:
«Проблемы со старыми системами возникали из-за их архитектуры. Допустим, чтобы запустить отчет либо дашборд, BI системе требовалось напрямую подключаться к хранилищу данных в live-режиме. Пока нужная информация загрузится, люди успевали налить себе кофе. Причина медленной обработки данных заключалась в их огромном объеме, насчитывающем миллионы строк в разрезе каждого магазина. Qlik мы выбрали именно потому, что он быстро выдает нужный результат, так как работает изолированно от источника данных и загружает их себе в память», – рассказывает руководитель data office TechnoDom Эдуард Ким.
При выборе BI-платформы компанию интересовали такие факторы как:
- архитектура – хранение данных в оперативной памяти, гибкая система ETL/ELT, поддержка инкрементальной загрузки данных ;
- гибкость – хранение и чтение данных различных форматов (Parquet, csv, json), а также прямая интеграция с различными источниками;
- непрерывное развитие продукта со стороны вендора – качественная поддержка пользователей и постоянное внедрение новых функций, фичей и тп.;
- наличие специалистов на рынке – найм людей с опытом владения продуктом.
Не менее важным было и наличие местных партнеров, готовых помочь с внедрением нового софта:
«Мы с нуля интегрировали систему Qlik Cloud в новое хранилище данных и стали первыми в СНГ, кто начал использовать эту облачную платформу. Нас предупреждали о возможных рисках как первопроходцев – в первую очередь ограничениях в функциональности облачной версии. Тем не менее, между On-premise (локальное ПО) и SaaS мы выбрали второй вариант. Да, в облаке, как и у физического сервера, тоже есть ограничения в виде лимита на размер одного приложения в 10 ГБ . Но этот объем можно быстро и легко расширить, докупив нужную опцию, либо часть высоконагруженных приложений “приземлить” на физические сервера», – уточняет Эдуард Ким.
До TechnoDom cloud-версию Qlik в Казахстане еще никто не внедрял. Как правило, объясняет сооснователь Datanomix.pro Александр Полоротов, местные компании выбирают развертывание во внутреннем контуре на своей инфраструктуре (on premise) либо гибридное развертывание. Хотя у SaaS-версии есть свои преимущества:
«Плюс в том, что Qlik следует стратегии cloud first, когда новые фичи и инструменты сначала появляются в облачной версии. Сокращаются расходы на администрирование инфраструктуры кластера. Причем в клауде есть свои эксклюзивные фишки, соответственно, SaaS – версия дает еще больше возможностей для использования BI-платформы Qlik», – отмечает директор Казахстанского офиса Qlik Каиргельды Тураханов
Какие трудности возникли при внедрении новой BI-платформы?
Переход на новый софт занял несколько месяцев, учитывая проектирование архитектуры Qlik и обучение дата-аналитиков, а также сотрудников бизнес-подразделений. Все это время бизнес не мог оставаться без аналитической отчетности. Поэтому сотрудникам приходилось поддерживать старые системы аналитики, и параллельно осваивать новый BI-инструмент. В этот период сотрудникам приходилось работать и обучаться одновременно, чтобы скорее завершить переход.
С обучением сотрудников TechnoDom в короткие сроки помог казахстанский партнер по внедрению платформы Qlik:
«Мы выбрали Datanomix, потому что у компании также была экспертиза в обучении. В созданном ей центре компетенций все наши аналитики достигли продвинутого уровня работы в BI-платформе. В дальнейшем многие коллеги участвовали в обучении Datanomix по программе TechOrda», – объясняет Эдуард Ким.
Параллельно с центром компетенций партнер запустил несколько проектов по разработке дашбордов для разных подразделений. Специалисты из Datanomix помогли создать аналитический онлайн-отчет, где ежедневно отражаются данные о среднем чеке, товарообороте, объеме продаж и не только:
«Плюс такого подхода в том, что центр компетенций уже за первый месяц показывает результат и к нему растет доверие в компании. Бизнес тоже удовлетворяет свои потребности и получает обученных сотрудников, – отмечает Александр Полоротов, – Мы предлагаем системный подход к корпоративному обучению, от базового до экспертного уровня в зависимости от нужного набора навыков. Сотрудники сразу закрепляют их на практике, причем это могут быть не только “технари” из ИТ подразделения или офиса управления данных, но также и сотрудники других подразделений, как получилось в Technodom».
Внедрение инноваций нередко вызывает негативную реакцию в компании. Изменение бизнес-процессов и переобучение не обходятся без стресса для сотрудников, но в TechnoDom смогли его сгладить:
«Мы тоже сталкивались с определенным сопротивлением на старте, но благодаря поддержке руководства, которое транслировало важность цифровой трансформации, нам удалось быстро убедить всех коллег использовать новую платформу, – отмечает Эдуард Ким, – Что касается внутренних заказчиков из разных отделов компании, им хватило четырех общих итераций по обучению. Большинство коллег разобралось в работе платформы самостоятельно благодаря ее интуитивно понятному интерфейсу. На данный момент системой регулярно пользуется 334 специалиста из разных подразделений».
Что изменилось с внедрением Qlik Cloud?
Еще пару лет назад решения в Technodom принимались на основе отчетов, которые каждое подразделение собирало самостоятельно. Соответственно, данные разнились, и было сложно решить, на какую информацию опираться для принятия решений. Сейчас вся биг-дата проходит через систему Qlik. Такой централизованный подход помог создать единую точку правды в компании, повысив доверие ко всей аналитической отчетности.
Первые результаты от перехода на Qlik в TechnoDom заметили спустя 3-4 месяца после внедрения платформы, но полноценно применить ее на всю компанию удалось за год. При этом дата-аналитики получали запросы от разных департаментов почти сразу с момента внедрения новой платформы:
«Нам удалось сократилось время на принятие решений. Теперь все данные о товарах, продажах или обороте доступны моментально в виде понятных графиков, а не в общем потоке информации.Также Qlik позволяет создавать конструктор, в котором разные отделы могут по запросу формировать отчеты с любой структурой, набором данных и т.д.», – отмечает глава data office.
По оценке специалиста, платформа Qlik охватила 80% бизнес-направлений в компании. Причем 20% из них приходится на финансовый департамент и складскую логистику. Это говорит о том, что практически вся компания полагается на аналитику для принятия решений, полученную через Qlik. А еще выгружать отчеты могут не только дата-аналитики, но и сотрудники из других департаментов. Благодаря этому отдел аналитики может сконцентрироваться на более сложных задачах по изучению данных и созданию новых форм отчетности.
Также отдел дата-аналитики запустил на базе Qlik несколько приложений для внутреннего пользования, которые позволяют бизнесу в режиме реального времени управлять складскими запасами, следить за продажами и прибылью во время акций и даже контролировать остатки товаров на полках.
Еще одно приложение хранит биг-дату, накопленную в компании за последние 4 года с максимальной детализацией. К ней относятся углубленные данные по продажам, запасам, маржинальности, кредитам и рассрочкам, товарными матрицам, программе лояльности, и т.д. Другой масштабной задачей для команды стал совместный проект с Datanomix по внедрению аналитики HR-процессов с визуализацией ключевых показателей:
«Задача заключалась в оцифровке всех KPI в розничной сети – это 79 магазинов, 92 пунктов выдачи заказов и порядка 4 000 сотрудников. Бизнес-процессы, требующие цифровизации, включали сложный кадровый учет, начисление бонусов продавцам, показатели стабильности и текучести кадров. Qlik помог нам навести порядок в данных и выявить узкие места в учетной системе», – вспоминает Эдуард Ким.
В чем измеряются результаты от внедрения BI-системы?
Быть Data driven компанией – значит не только обладать данными, но и понимать, как их использовать для улучшения своей эффективности, доходов и влияния на цепочку создания ценности, считает Александр Полоротов. При этом монетизация данных бывает прямой и косвенной.
Пример прямой монетизации данных – аналитический портал поставщика торговой сети. В таком проекте торговая сеть фактически создает дата-продукт и продает его своим же поставщикам товаров в виде отдельного SaaS-сервиса. С его помощью поставщики могут получать аналитику покупок их товаров, отмеченных в чеках.
Во втором случае это может быть создание дашборда для контроля за нулевыми остатками. Видя все ключевые метрики, менеджеры могут оперативно выяснить причину возникновения критической ситуации и принять взвешенное решение, которое отразятся на выручке компании.
Косвенная монетизация помогает провести организационные изменения по работе с данными. По мнению эксперта, она влияет на три метрики:
- Time to data — время на поиск данных, которым можно доверять, для составления отчетности.
- Time to report — время на создание докладов, дашбордов и другой формы отчетности.
- Time to action — время на принятие решений. Например, увидев благодаря отчету, что на складе закончился товар высокого спроса, можно быстро дать поручению нужному отделу пополнить запасы или автоматически создать заказ в системе управления.
«Начиная работать с компаний, мы оцениваем, насколько эти метрики оптимизированы и есть ли в этом необходимость. Также проводим оценку навыков работы с данными (data literacy). Technodom – достаточно зрелая компания в управлении данными, о чем говорил проект по созданию хранилища данных в AWS и наличие офиса управления данными как самостоятельной орг. единицы В какой-то момент она столкнулась с естественным проблемами развития. Когда страдает time to data и time to report, снижается скорость принятий решений. А если деградируют эти метрики, то страдает основная метрика time to market – скорость создания аналитического продукта для нужд компании», – комментирует Александр Полоротов.
Какие ближайшие планы по использованию BI-платформы?
Параллельно с текущими проектами в компании продолжается обкатка платформы в отделах, не успевших поработать с Qlik. Его внедрение принесло в TechnoDom взвешенный подход в принятия решений на основе данных.
При этом Qlik регулярно выкатывает новый функционал. В ближайшее время в компании начнут использовать встроенные бизнес-глоссарии для всех пользователей платформы. Следующим проектом также станет внедрение BI-ассистента на базе Qlik, подключенного к LLM от OpenAI.