Как выстроить эффективное взаимодействие с фрилансерами. Советы от эксперта

Бизнес зависит не только от штатных работников, но и от удаленных специалистов. Одна из задач HR-отдела – сделать так, чтобы такой человек со временем не исчез и приносил компании результат. В материале для Digital Business операционный директор сервиса Solar Staff Анна Лихоперская рассказывает, как организовать работу так, чтобы фрилансер не срывал дедлайны, зачем его знакомить с внутренними процессами вашей компании и почему для всех сторон важно заключать NDA.

Погрузите человека в контекст

Результат работы внешнего специалиста может разочаровать, особенно при первом сотрудничестве. Дело в том, что фрилансеры не погружены в контекст и не знают стандартов работы компании. Даже самое продуманное техническое задание и инструктаж не решат проблемы. В результате люди упускают детали задачи или додумывают недостающую информацию в меру своей фантазии.

Чтобы у внешних специалистов появилось понимание ваших стандартов, добавьте их во внутренние чаты. Фрилансеры увидят там, с кем работают и быстрее поймут нюансы. Это поможет увидеть особенности бизнеса изнутри и изменит отношение к вам с разового проекта на приоритетного заказчика.

Все устные договоренности необходимо подкрепить документально. С фрилансерами обычно работают по договору ГПХ (гражданско-правового характера). Строгой формы документа не предусмотрено, однако он должен включать в себя предмет, условия, стороны и прочее. Все требования к договору прописаны в статьях 378-389 Гражданского кодекса РК. В большинстве случаев не требуется обязательной нотариальной заверительной формы – договор может быть просто подписан между заказчиком и фрилансером.

В качестве своего налогового статуса фрилансеры чаще всего выбирают ИП или физическое лицо — в зависимости от ежегодного дохода. Стоит учитывать, что фрилансер должен зарегистрироваться в качестве ИП, если он будет принимать к себе на работу наемных работников или получит от частного предпринимательства годовой доход, превышающий 12-кратную минимальную заработную плату (МЗП) по стране. С 2024 года МЗП в Казахстане составляет 85 тыс. тенге.

Для заказчика может быть выгоднее работать с ИП. В этом случае у исполнителя будет бухгалтерская поддержка, оформление договора и закрывающих документов проще и надежнее. Более того, если ИП работает на упрощенной системе налогообложения, то он платит фиксированный налог, что может уменьшить стоимость работ для заказчика.

Уведомите об ответственности

Бывают случаи, когда фрилансеры пропадают перед сдачей проекта. Иногда такое случается после просьбы доделать или отработать правки.

Чтобы избежать внезапного побега в неподходящий момент, перед сотрудничеством обсудите последствия  такой ситуации. А юристов попросите, чтобы в шаблоне договора ГПХ была прописана ответственность за нарушения.

Например, ответственность за срывы сроков может выглядеть так: «Неустойка за несвоевременное исполнение обязательств – 0,1% от стоимости работ за каждый день просрочки, но не более 50%».

Сократите сроки сдачи работы

Сбои по срокам у внешних специалистов иногда связаны с тем, что приходится дольше договариваться по формату, комментировать непонятные детали, пояснять задание, определяться по срокам и условиям оплаты. И виноваты не всегда фрилансеры. Штатные сотрудники, которые вовлечены в работу, могут затягивать с ответами, долго игнорировать вопросы в мессенджерах, ссылаясь на занятость.

Чтобы минимизировать проблему, учитывайте в плане работы возможность срыва дедлайна. В таком случае лучше устанавливать срок готовности работы на 5 дней раньше, чем на самом деле хотите получить. Кроме того, удерживать внешних сотрудников в темпе компании позволяет ненавязчивый, но систематичный чекап. Для этого в ТЗ и договоре можно прописать, на каких этапах заказчик будет проверять работу исполнителя и по каким критериям.

Как уберечь компанию от того, что фрилансер нарушит конфиденциальность

Отдельная история – доверить фрилансеру доступ к корпоративной информации, внутренней переписке, клиентской базе и стратегии компании. Однако это несет риски, ведь подрядчики используют данные для портфолио или других проектов. Проблему решает найм исполнителя в штат или подписание с фрилансером соглашения о неразглашении данных.

NDA заключают, когда правообладатель закрытой информации передает ее кому-либо, не желая, чтобы третьи лица получили к ней доступ. При этом соглашение не подразумевает дополнительных шагов по защите информации, кроме подписания самого соглашения.

Использование NDA в Казахстане становится все более распространенным среди компаний различных отраслей. NDA регулируется Гражданским кодексом РК. Закон не устанавливает строгой формы для подобных соглашений, однако они должны соответствовать общим принципам законодательства, регулирующего заключение договоров.

NDA обычно устанавливает обязательства по конфиденциальности, ограничивает использование и распространение конфиденциальной информации и определяет ответственность за нарушение условий.

Основные причины, по которым компании используют NDA, связаны с необходимостью защитить коммерческую тайну, интеллектуальную собственность и другие конфиденциальные данные.

Вывод

Все нюансы, которые относятся к обычным сотрудникам, можно применить к фрилансерам. Их важно интегрировать в работу команды, четко разграничивая зоны ответственности. Главное, не забывать, что найм фрилансера требует отдельного правового оформления. При соблюдении всех условий ваше сотрудничество будет успешным.

Читайте также: «Продолжая вкладывать, мы просто сожгли бы все деньги и стали банкротами». Интервью с Ержаном Рыскалиевым о бизнесе и жизни в Индонезии