5 базовых инструментов для подготовки успешной презентации

Умение презентовать свои идеи, продукт, бизнес важно для любого руководителя, фаундера. В Казахстане для многих стартапов – это «боль» и точка роста. Хотя хорошая презентация – это не что-то «магическое», требующее особого таланта. Это, прежде всего, технология. Ей может овладеть каждый – надо только выделить на это время, убежден Виталий Волянюк, директор Digital Business, автор курса по эффективным публичным выступлениям. В своей колонке он дает пять инструментов, которые помогут повысить уровень презентаций и начинающим, и уже опытным спикерам.

– Преподавая курс по публичным выступлениям для топов и владельцев бизнеса, я всегда спрашиваю у ребят в начале: «Чему бы вы хотели научиться?». Популярные ответы: «Как преодолеть волнение, выступая перед незнакомой аудиторией?», «Как войти в эмоциональный контакт со слушателями?», «Как начать так, чтобы на тебя обратили внимание?», «Как закончить нестандартно, чтобы тебя запомнили?».

Все эти вопросы – больше про эмоциональную сторону выступления, и она, конечно, имеет значение. Однако опыт показывает: успех выступления на 80% или 90% определяют не эмоции, а сугубо рациональные вещи.

Хорошая презентация – это, прежде всего, хорошо продуманная презентация. Она должна:

• просто и понятно доносить ваши ключевые мысли до аудитории,
• сохранять фокус слушателей на главном,
• укладываться в отведенное время.

Вот несколько простых инструментов, которые помогут в этом.

1. Ключевой месседж

Допустим, известна аудитория, формат мероприятия и тема, с которой вы будете выступать. Здесь многие совершают фальтстарт: сразу набрасывают план презентации по пунктам – 1,2,3… или садятся за слайды, даже без плана.

Рекомендую все же начать с другого – с ключевого месседжа.

Крис Андерсон, куратор знаменитых конференций TED в своей книге «TED Talks. Слова меняют мир» (рекомендую ее прочитать, книга, кстати, совсем небольшая) пишет: «Единственное, что по-настоящему важно в публичных выступлениях, – это не уверенность, не манера поведения и не умение говорить гладко. Главное иметь, что сказать».

По моему опыту, правильно сформулированный месседж на старте сэкономит много времени потом – когда дело дойдет до структуры выступления и слайдов.

Когда у презентации есть продуманный ключевой месседж – она будет четкой, убедительной, запоминающейся.

Конечно, формулировка уникального месседжа – это непросто, энергоемко. Придется включать мышление. Вот несколько наводящих вопросов, которые помогут в этом процессе:

Важна ли для меня эта тема? Вызывает ли она любопытство?

Бывает, что тема выступления не очень-то интересна вам самому, не зажигает. Вряд ли в таком случае получится сильный спич. Значит, надо переформулировать тему. Нащупать свое. То, что дает энергию, будоражит вас лично.

Будет ли интересна эта тема слушателям?

Разобравшись с собой, нужно встать на позицию стороннего слушателя.

Если вас пригасили выступить на конференции, то лучше прямо обсудить с организаторами, насколько, по их мнению, будет любопытно и полезно для участников то, о чем вы собираетесь говорить. Или даже, если это уместно, обратиться к будущим слушателям напрямую в соцсетях, потестировать интерес к теме.

Если предстоит питч перед инвесторами, то, разумеется, полезно изучить, насколько ваш проект попадает в сферу их интересов, какие у них приоритеты и ценности.

То есть, как и в бизнесе, будущий продукт (презентация) должен попасть в рынок (слушателей).

Хотя бывают – и я видел сам – исключения. Когда спикер настолько горит своей темой и настолько глубоко в ней, что его страсть заражает аудиторию. Самых разных людей.

Но мы все-таки говорим не про исключения и гениальность, а про технологию. Про стандарты хорошего выступления для каждого спикера.

Как в 15 словах сформулировать тему моего выступления?

Здесь у многих возникает затруднение. Когда сказать хочется очень много, а сказать нужно предельно емко. Скомпрессировать весь контент, который крутится в голове, в два предложения.

Могу порекомендовать упражнение. Попробуйте уложить в 15 слов ключевую мысль книги, которую вы сейчас читаете или прочитали недавно.

Несколько лет назад мне повезло организовывать в Минске форумы с участием Нассима Николаса Талеба и Ицхака Адизеса. Прочитав их книги-бестселлеры, я попробовал сформулировать самую суть. Получилось примерно так.

Пусть не идеально, но все же удалось не более чем в 15 словах выразить ключевой месседж каждой книги объемом в сотни страниц. Попробуйте это упражнение, возможно, у вас получится лучше, точнее.

Главное – если мы можем в два предложения «упаковать» объемный труд известных мыслителей, то и с формулировкой собственного месседжа должны справиться.

После того, как месседж готов, можно переходить к следующему этапу.

2. Структура презентации

Есть несколько типовых структур, которые подходят для самых разных презентаций. Вот например:

В британской журналистике, имеющей большие традиции, считается, что хорошая статья должна отвечать на эти три вопроса. Сам факт. Что он значит для аудитории. И что с этим делать. Хорошая презентация должна быть как хорошая статья. И даже если вы выберете другую структуру, всегда полезно прогнать будущее выступление через три контрольных вопроса: Что? И что? И что дальше?

Вот еще одна простая, но хорошая типовая структура, доставшаяся нам со времен Аристотеля. Приведу ее на английском:

Если нет более оригинальных идей, то она вполне сгодится и упорядочит контент вашей презентации. И вероятность того, что слушатели упустят ключевую мысль в вашем выступлении, при этой структуре минимальна.

Вот уже более сложная структура. Пожалуй, она подойдет для многих стартап-питчей и презентаций перед клиентами.

Обращу внимание на первые два пункта. Их нередко пропускают, переходя сразу к ядру презентации. Но лучше так не делать. Даже если у вас всего несколько минут на выступление, очень кратко, но введите сначала слушателей в курс дела: о чем вы собираетесь говорить и почему это важно. Что называется, «продайте» тему. Создайте общее поле между вами и аудиторией.

Попробуйте в следующем выступлении попрактиковать какую-нибудь из этих трех структур. Оцените результат.

Возможно, вы решите изобрести свою оригинальную структуру – отлично. Экспериментируйте. Главное только – соблюдать принцип разумной достаточности. А для этого очень пригодится…

3. Бритва Оккама

Средневековый английский монах и философ Уильям Оккам оставил нам инструмент, который спустя почти семьсот лет сохраняет свою остроту и актуальность. Его принцип гласит: не следует множить сущее без необходимости.

Применительно к презентации – отсекайте бритвой Оккама все лишнее. Всё, что уводит вас от сформулированного ключевого месседжа в сторону. В ненужные ответвления и даже дебри. Рубите их безжалостно.

Работа с бритвой Оккама помогает упростить сложное. Приводит к решениям, которые, на первый взгляд, могут быть неочевидны.

Приведу пример.

Один из моих студентов в белорусской бизнес-школе – учредитель и директор компании по поставке импортного медоборудования, готовился к выступлению перед своими сотрудниками. Разговор ожидался непростым. Из-за колебаний курсов валют, санкций, удорожания логистики низкомаржинальные позиции в бизнесе стали минусовать. Это тянуло всю компанию на дно. Было принято решение отказаться от убыточных позиций, сфокусироваться на том оборудовании, что генерирует прибыль. Но это означало также и увольнение части персонала, которая занималась продажей и сервисом «минусовой» продукции. Перебросить этих людей на другие направления возможности не было.

Первоначальный месседж, с которым руководитель планировал выйти к команде: «Мы сейчас вынуждены пойти на непопулярные меры… Но тем, кто останется в компании, не стоит волноваться. Дальнейшие увольнения не планируются. Но нужно мобилизовать все силы на продажи и работу с клиентами».

Вроде все логично, но что-то смущало.

Мы попробовали поставить себя на место увольняемых сотрудников. После тезиса про непопулярные меры – можно было расходиться. Ведь разговор про будущее компании неактуален, если ты понимаешь, что в ней работать не будешь.

Логика подсказала: нужно делать не одно общее выступление, а два отдельных. С сотрудниками, которых приходится увольнять. И с теми, кто остается в компании. И месседж здесь будет разный для одних и других. Две встречи – два месседжа:

1. Благодарность за работу и поддержка в будущем трудоустройстве на рынке.

2. «Дальнейшие увольнения не планируются. Но нужно мобилизовать все силы на продажи и работу с клиентами».

Бритва Оккама помогла правильно выделить сущности, не смешать все в кучу.

Инструмент полезный не только для презентаций, но и для любого стартапа – чтобы отсекать все лишнее. Фокусироваться только на том, что создает реальную ценность и за что клиенты готовы платить… Но не будем отвлекаться. Кратко разберем еще два инструмента для подготовки презентации.

4.Бюджет времени

Типичная проблема многих спикеров – там, где нужно сказать кратко, они говорят подробно. А там, где, наоборот, нужно остановиться подробнее, говорят кратко.

Наверное, вы сами не раз наблюдали ситуацию, когда спикер очень детально останавливается на каких-то второстепенных вопросах. А затем, поняв, что время до конца презентации осталось совсем мало, впопыхах «проматывает» действительно важные слайды. То, что называется «мясом». К разочарованию слушателей.

Эта проблема лечится бюджетированием времени. Составив структуру презентации и подготовив слайды, разложите мысленно ваш бюджет времени из 100% на части. Таким образом, вы заранее будете понимать, что какой-то важной части своей презентации или даже отдельному слайду вы посвятите, например, 50% или даже 80% времени. А по остальным – пройдетесь очень коротко: 10% на начало и 10% на финальные слайды, например. Это дисциплинирует ваше выступление.

5. Репетиции

Как это ни банально, но репетировать просто необходимо. Как минимум дважды: делать черновой и чистовой прогон своей презентации.

Если выступаете перед незнакомой аудиторией, то полезно, чтобы на репетиции вас послушал кто-то не из ваших коллег. Не из тех людей, кто варится с вами в одном контексте, использует один и тот же язык, термины. Свежие глаза и уши помогут заранее понять, какие моменты в презентации следует упростить или разъяснить дополнительно. Чтобы их поняли те, кто вне вашего профессионального или отраслевого контекста.

На репетиции проговорите выступление от начала и до конца. В уме все может быть складно и легко. Но когда мы начинаем объективировать мыслительный процесс – говорить, то часто получается не так складно. И это повод додумать, дошлифовать какие-то тезисы, формулировки.

Если вы добросовестно проделали работу на репетициях, это придаст вам уверенности во время презентации. В своей практике я видел немало примеров, когда далеко не самые опытные спикеры уделяли серьезное внимание подготовке и благодаря этому выступали очень достойно. И обратное – когда «звезды» игнорировали репетиции и откровенно «плыли» на сцене.

В завершении хочу пожелать: освоив базу, те 5 инструментов, которые приведены в этой статье, станьте новаторами. Добавляйте свои фишки в выступления. Экспериментируйте. Кайфуйте от самого процесса.

Успешных презентаций!