Один из крупнейших ресторанных холдингов Казахстана AB Restaurants (abr) и ИТ-компания «Docrobot Центральная Азия» завершили проект по миграции кадрового электронного документооборота (КЭДО) на платформу Docrobot. Проект объединил 25 юридических лиц и около 2 000 сотрудников в единый цифровой контур. В результате скорость обработки кадровых документов выросла более чем в 5 раз, а время на оформление трудового договора сократилось с часов до минут.
О компаниях
AB Restaurants (abr) – один из крупнейших ресторанных холдингов Казахстана, основанный в 2007 году. Включает в себя более 50 ресторанов, 17 ресторанных концепций, в компании работает около 2 000 сотрудников, которые обслуживают 7 млн гостей в год. Бренды: Del Papa, «Дареджани», AUYL, SPIROS, cafe Alma, Astra Grand Cafe, CANTEEN, PALOMAR, Ami, Aroma, JINAU, Broadway Burger, кафе «Афиша», Cafeteria, «Огонек», Luckee Yu, COCO, RAW. Развивает ИТ-направление ABR Tech и мобильное приложение abr+.
«Docrobot Центральная Азия» – ИТ-компания, разработчик SaaS-сервисов для бизнеса, резидент Astana Hub. Специализируется на кадровом электронном документообороте (КЭДО), электронном обмене данными (EDI), юридически значимом документообороте (ЮЗД) и классическом ЭДО.
Решения Docrobot используют более 5 000 компаний. Среди них крупнейшие розничные сети, маркетплейсы, дистрибьюторы и производители: Metro, «Биосфера», «Детский мир», «Золотое Яблоко», Arbuz.kz, Galmart, Small, Toimart, Europharma, «Анвар», Dina, My Mart, а также Amway, Sandyq Group, «Сәтті Жұлдыз», «Курочка Ряба», «Адал Сүт», Aviata, Ticketon и многие другие.
«Нам было важно, чтобы HR работал в привычной 1С без переключения»
Ранее компания уже отказалась от бумажных кадровых документов в пользу электронных, однако в abr столкнулись с ограничениями: не хватало глубины интеграции, HR приходилось переключаться между учетной системой и платформой. Сложные сценарии (отпуска по уходу за ребенком, кадровые переводы с изменением зарплаты) автоматизировались не полностью.
«Мы выбирали провайдера, который сможет автоматизировать все наши процессы, а не только подписание документов. Нам было важно, чтобы HR работал в привычной 1С без переключения», – комментирует директор по операционному аудиту и внутреннему контролю AB Restaurants Олеся Касымова.
Была выстроена логика 8 ключевых HR-сценариев, которые сегодня работают в едином цифровом контуре:
- Прием на работу
- Увольнение по собственному желанию
- Трудовой отпуск
- Отпуск по уходу за ребенком до 1 года
- Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет
- Кадровый перевод
- Кадровый перевод с изменением заработной платы
- Отпуск без сохранения оплаты
Интеграция с eGov и Enbek: какие решения внедрил Docrobot
Команда Docrobot реализовала несколько ключевых функций, которых ранее не было в электронной кадровой системе abr:
- Остатки отпусков в личном кабинете КЭДО – каждый сотрудник видит свои дни онлайн, без звонков HR-у.
- Массовое подписание документов через eGov Mobile – не нужно подписывать каждый лист по отдельности.
- Пакетная отправка документов при трудоустройстве – вместо нескольких бумаг приходит один смарт-документ.
- Единое окно для работы с несколькими юрлицами – и кадровик, и сотрудник видят все свои перемещения между ресторанами холдинга в одной системе.
- Несколько должностей в одном личном кабинете – если сотрудник работает на полставки в двух ресторанах, все отражается корректно.
- Расширенная интеграция с Enbek – теперь через систему проходят не только приемы, но и дополнительные соглашения, увольнения и другие кадровые изменения.
Команда Docrobot реализовала интеграцию с сервисом «Цифровые документы» электронного правительства. Платформа поддерживает более 30 типов документов. Сотрудники могут запрашивать через Docrobot КЭДО такие документы, как удостоверение личности, диплом об образовании, удостоверение о многодетной семье, студенческий билет, пенсионное удостоверение и другие.
Запрос выполняется через мобильное приложение или веб-версию и подтверждается SMS-кодом. Документ появляется в системе в двух форматах: скан-копия для просмотра и структурированные данные, которые автоматически заполняют профиль сотрудника. HR-специалисты получают актуальные данные без ручного ввода и ошибок, а безопасность обеспечивается подтверждением каждого запроса через SMS.
Перевод сотрудников между юрлицами стал бесшовным
Ключевая сложность проекта – масштаб. Холдинг с 25 юрлицами, каждое со своими кадровыми процессами. При этом все они должны быть унифицированы и управляемы как единое целое. Помимо этого, в HoReCa довольно высокая текучка (около 80% штата –сменный персонал), а сотрудники могут часто перемещаться между ресторанами. Сегодня официант может работать в Cafeteria, завтра он в Del Papa. Сейчас перевод между юрлицами бесшовный, без выхода из 1С.
«С одной стороны, сеть единая. С другой – внутри нее 25 юрлиц, и процессы должны быть стандартизированы, но при этом управляемы в масштабе. Это требовало глубокой кастомизации и интеграции с существующей инфраструктурой», — поясняет исполнительный директор «Docrobot Центральная Азия» Тимур Марусяк.
Уникальность Docrobot: HR-специалисты и бухгалтерия abr продолжают работать в своей привычной 1С:ЗУП. Все кадровые документы формируются и отправляются в Enbek прямо из 1С, с возможностью предпросмотра и редактирования. Никто не переключается между системами, не дублирует данные, не боится расхождений. А сотрудники могут подписать документ даже через мобильное приложение Docrobot HR.
Большинство сотрудников подписывают документы прямо с телефона
Выдать ЭЦП каждому из 2 000 человек, организовать обучение и техническую поддержку – задача не из легких. Люди привыкли к старой системе и скептичны к новому. Одним из ключевых вызовов стало выстроить техническую поддержку таким образом, чтобы сотрудники в HoReCa всегда получали оперативный ответ, поскольку этот сегмент работает 7 дней в неделю, без выходных и праздников.
«Пошаговые инструкции и поддержка от специалистов Docrobot сделали переход для нас комфортным. Система на данный момент обрабатывает тысячи документов ежемесячно», – комментирует Олеся Касымова.
Сегодня большинство сотрудников abr подписывают документы через eGov Mobile –прямо с телефона, не отрываясь от работы.
Преимущества для HR:
- Скорость обработки кадровых документов выросла более чем в 5 раз
- Время на подписание трудового договора – с часов до минут
- Прозрачный контроль статусов документов: заявление не потеряется, согласование не зависнет
- Больше времени для стратегических задач
Экономия – миллионы тенге в год. В эту сумму входят предотвращенные штрафы, снижение операционных рисков и рост лояльности сотрудников.
«Сотрудники видят, что компания современная и ценит их время. Оформить отпуск или заявление прямо со смартфона, без потери драгоценного времени – это меняет отношение к работодателю и повышает вовлеченность», — подчеркивают в abr.
Готовность к масштабированию. Система КЭДО изначально создана с расчетом на рост:
- Подключение новых ресторанов
- Масштабирование на новые юрлица
- Тиражирование процессов без доработок
Этот кейс доказывает: даже в сложной, распределенной HoReCa-структуре можно выстроить прозрачные и управляемые процессы, если в основе лежит правильная цифровая архитектура.
«Проект с abr – отличный пример того, как КЭДО решает реальные проблемы бизнеса. Большое количество юридических лиц, почти 2 000 человек, 17 ресторанных концепций. Любая задержка в кадровых процессах здесь оборачивается системным сбоем. Мы сделали систему, которая не требует от HR-ов становиться ИТ-специалистами. Все работает в связке с их привычной 1С, сотрудники подписывают документы через eGov Mobile или наше приложение. И самое главное – они довольны», – резюмирует Тимур Марусяк.