Несмотря на активную цифровизацию бизнеса, многие компании Казахстана по-прежнему тратят часы на ручную работу. Согласование командировок проходит по электронной почте, отчеты собираются в Excel, а закупки и продажи зачастую зависят не от системы, а от конкретных сотрудников. По данным исследования цифровой зрелости предприятий Казахстана, автоматизация внутренних бизнес-процессов внедрена лишь в 16,7% компаний, хотя базовая цифровая инфраструктура есть уже у большинства крупных организаций.
CEO Tumodo Kazakhstan Михаил Вислин рассказал Digital Business, какие процессы чаще всего остаются «ручными» и почему бизнес до сих пор не может полностью отказаться от Excel.
Командировки: один процесс – десятки часов работы
Одной из самых неавтоматизированных сфер остается организация командировок. Несмотря на развитие цифровых сервисов, во многих компаниях сотрудники до сих пор бронируют билеты через ассистентов или агентства, согласовывают поездки по электронной почте, а отчеты оформляют вручную.
По оценке Tumodo, оформление одной командировки может занимать от 7 до 10 часов суммарного рабочего времени всех участников процесса. Причина – не отсутствие решений, а сложность интеграции с бухгалтерскими системами, которыми пользуется большинство крупных компаний Казахстана.
При этом современные платформы позволяют автоматизировать весь процесс – от покупки билетов до формирования закрывающих документов и контроля бюджета.
Отчеты продолжают собирать вручную
Еще одна проблема – проектная отчетность. Во многих компаниях данные одновременно хранятся в CRM, бухгалтерских программах и таск-трекерах, которые между собой не связаны. В итоге сотрудники выгружают информацию из нескольких систем, объединяют ее в Excel, согласовывают и снова переделывают после правок. К тому моменту, когда отчет попадает руководителю, часть информации уже успевает устареть.
По словам эксперта, это приводит к ошибкам, задержке управленческих решений и выгоранию сотрудников, которые тратят рабочее время на рутинную работу вместо развития проектов.
CRM есть почти у всех. Но продажи все равно зависят от людей
Формально автоматизация продаж выглядит успешнее остальных направлений. Однако на практике процесс по-прежнему часто зависит от конкретного менеджера.
Поиск клиентов, первые переговоры и ведение базы остаются завязаны на личных контактах сотрудников. Если ключевой специалист увольняется, бизнес нередко теряет значительную часть клиентской базы. Эксперт отмечает, что проблема заключается не в отсутствии CRM, а в отсутствии полностью выстроенного автоматизированного процесса.
Техническая поддержка часто живет в мессенджерах
Во многих компаниях обращения клиентов до сих пор обрабатываются через электронную почту и мессенджеры. Из-за этого заявки могут теряться, несколько специалистов начинают решать одну и ту же проблему одновременно, а история обращений не сохраняется. Особенно критично это становится для сервисных компаний, где скорость ответа напрямую влияет на качество услуги.
Закупки по-прежнему проходят через Excel
Даже после внедрения ERP-систем многие этапы закупок остаются ручными. Тендеры ведутся через электронную почту, таблицы Excel и многочисленные согласования. Дополнительной проблемой остается большое количество разных электронных площадок, которые не всегда интегрированы между собой. Из-за этого особенно сложно работать малому и среднему бизнесу.
Почему автоматизация идет так медленно
По мнению Михаила Вислина, причин несколько.
Во-первых, компании часто не понимают, сколько денег теряют из-за ручных процессов. Эти потери практически невозможно увидеть в финансовой отчетности.
Во-вторых, многие процессы распределены между разными подразделениями, поэтому никто не берет на себя ответственность за их полную перестройку.
Еще один фактор – страх перед масштабными ИТ-проектами. Многие руководители до сих пор считают, что любая автоматизация требует месяцев внедрения и крупных инвестиций.
С чего лучше начать
Эксперт считает, что компаниям не стоит пытаться автоматизировать все сразу.
Лучше выбрать процесс, который затрагивает максимальное количество сотрудников и при этом остается максимально ручным. Одним из таких направлений являются командировки.
По данным Tumodo, автоматизация деловых поездок позволяет сократить до 90% времени на их оформление и уменьшить расходы компаний примерно на 35%. Именно поэтому организация командировок может стать одной из самых быстрых и эффективных точек входа в цифровую трансформацию бизнеса.