Как электронный документооборот упрощает жизнь бизнесу
Традиционный бумажный формат документооборота требует значительных временных ресурсов: печать бланков, сбор подписей, сканирование, управление растущим архивом. Поэтому компании рассматривают переход к цифровому аналогу как стратегический шаг, чтобы исключить риск задержек и гарантировать сохранность документов. О внедрении кадрового электронного документооборота (КЭДО) от Docrobot рассказали в АО «Сәтті Жұлдыз».
При выборе КЭДО ключевым критерием для компании стало соотношение цены и функциональности: система должна была закрывать реальные кадровые процессы, быть простой для сотрудников и не создавать дополнительной нагрузки на HR и отдел ИТ.
«Мы прошли путь глубокой настройки решения под специфику заказчика. Строили фундамент для роста «Сәтті Жұлдыз» на годы вперед, учитывая нюансы трудового законодательства РК и потребность в полной мобильности сотрудников», — сказал Тимур Марусяк, исполнительный директор «Docrobot Центральная Азия».
Тимур Марусяк. Фото: рабочий архив «Docrobot Центральная Азия»
Сегодня платформа КЭДО от «Docrobot Центральная Азия» – это привычная рабочая среда для сотрудников «Сәтті Жұлдыз». Они создают заявления, согласовывают и подписывают их. Система легко справляется с имеющимся потоком документов.
Для электронной подписи большинство сотрудников используют eGov Mobile. Такой способ хранения ключей ЭЦП наиболее безопасный и удобный. Документ можно открыть и подписать прямо с телефона. Часть сотрудников, особенно самых мобильных, работает с КЭДО исключительно через смартфон.
«Переход на КЭДО от Docrobot позволил автоматизировать работу со значительным количеством кадровых операций. Мы перестали управлять бумагами и начали управлять процессами. Это большой апгрейд отдела кадров и переход на новый стандарт эффективности», – отметила Полина Логачева, директор департамента по работе с персоналом АО «Сәтті Жұлдыз».
Полина Логачева. Фото: рабочий архив АО «Сәтті Жұлдыз»
Простота – одна из ключевых причин выбора системы. В КЭДО от Docrobot интерфейс интуитивен, а логика процессов очевидна. Если раньше сотрудники искали нужный бланк в сетевых папках, запрашивали шаблоны у коллег или хранили версии документов на компьютере, то теперь все кадровые процессы собраны в одной системе. Достаточно зайти в КЭДО, чтобы увидеть полный перечень доступных сценариев: от отпуска до командировки.
Отдельного внимания заслуживает автоматизация расчетов. Например, командировочные расходы рассчитывает сама платформа Docrobot КЭДО. Сотрудник заполняет даты, время, направление, и система автоматически выполняет все вычисления. Процесс, который раньше требовал внимательности, проверок и корректировок, стал рутинной операцией без риска ошибок.
На стороне кадрового администрирования эффект выражен еще нагляднее. Благодаря on-premise решению (размещение на мощностях заказчика) и интеграции с «1С: Зарплата и управление персоналом» оформление документа занимает несколько секунд: 1 секунда на получение документа из КЭДО в 1С, 1 секунда на принятие заявления, 1 секунда на автоматическое создание приказа модулем 1С, 3 секунды на проверку приказа перед отправкой и 1 секунда на отправку приказа обратно в КЭДО на подписание. Специалисту не нужно вручную создавать приказы или перепечатывать данные. Документ последовательно загружается с платформы, принимается, на его основе автоматически формируется приказ, после чего он отправляется обратно в КЭДО. Фактически заявление превращается в приказ без промежуточных операций и лишних действий.
Особенно заметны изменения для региональных сотрудников. То, что раньше занимало дни из-за пересылок, теперь укладывается в часы. КЭДО убрал ощущение дистанции и выровнял процессы для всех сотрудников, независимо от их местонахождения.
В результате КЭДО воспринимается не как отдельная HR-система, а как естественная часть повседневной работы — инструмент, который делает кадровые процессы быстрее и понятнее.