«Подписываемся за 1 минуту». Казахстанский сервис Doodocs HR автоматизировал HR-процессы для inDrive

Для международного сервиса пассажирских перевозок inDrive подписание кадровых документов с сотрудниками в какой-то момент стало настоящей головной болью. Потому что в казахстанском офисе оформлены специалисты не только из Астаны и Алматы, но и работающие удаленно из других городов Казахстана.

В этом кейсе рассказываем, как проблема удаленного подписания документов сотрудниками inDrive была решена при помощи кадрового сервиса Doodocs HR.

HR устали быть специалистами техподдержки

В inDrive уже была внедрена система электронного документооборота. Но она оказалась неудобной как для HR-специалистов, так и для сотрудников.

Программный продукт не позволял быстро и удобно подписывать удаленно с работниками  — договоры, приказы, заявления на отпуск и т. д.

— Для авторизации и подписания требовались отдельные ЭЦП, которые не могли получить сотрудники-нерезиденты Казахстана. И нам приходилось много времени тратить на пересылку документов в бумажном виде. Также интерфейс системы был перегружен: даже у сотрудников с ЭЦП были проблемы с тем, чтобы самостоятельно разобраться с подписанием документов, — вспоминает старший специалист по кадровому администрированию и миграционному учету inDrive Юлия Попова.

Поэтому компания искала решение для быстрого подписания документов с сотрудниками, и чтобы этот сервис был интуитивно понятным, не требовал сложных инструкций.

Юлия Попова объясняет, почему компания решила внедрять решение от Doodocs HR:

— Выбрали по нескольким причинам. Во-первых, увидели, что сервис действительно предоставляет другой опыт для сотрудников. Это было для нас ключевым моментом. Во-вторых, нам очень понравилась поддержка и сопровождение на этапе сделки. Понравилось, что к обсуждению подключился непосредственно директор Doodocs Дагар Давлетов.

Дагар Давлетов

На цену, как говорит Юлия, тоже смотрели, но здесь вопросов не было: лицензии Doodocs HR стоят в 5 раз меньше программного решения, которое изначально использовал inDrive.

Открытое решение для казахстанского HR-документооборота

Doodocs HR — это система для автоматизации кадрового документооборота, которая значительно упрощает и ускоряет процессы управления персоналом в компании. Она интегрируется с популярными учетными системами (1С, ЕСУТД) и позволяет автоматизировать оформление, согласование и подписание любых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства Казахстана. Также поддерживается электронная подпись для оперативного подписания и отправки документов.

Doodocs HR поддерживает загрузку документов, созданных на основе печатных форм из 1С, а также форматы DOCX и PDF. Это позволяет работать как с документами, генерируемыми в учетных системах компаний, так и с типовыми офисными форматами для HR-документооборота.

Система полностью основана на open-source стеке и разработана с использованием современных открытых технологий:

• Backend — Golang;
• Frontend — React;
• База данных — PostgreSQL;
• Хранилище данных — S3 SeaweedFS.

Использование исключительно открытых технологий обеспечивает гибкость, масштабируемость и независимость.

Единая авторизация и интуитивное подписание 

Каждый специалист компании inDrive получил доступ к своему личному кабинету в системе Doodocs HR. Там можно подписывать все документы от работодателя: приказы, заявления, договоры, акты и т. д. 

В Doodocs HR особый акцент сделан на удобство пользования личным кабинетом:

— Сделали максимально простой и понятный интерфейс. Чтобы любой сотрудник без чтения инструкции мог зайти в свой кабинет, сразу понять, что и где нажимать, быстро подписать документы — и выполнять свою работу дальше. Это экономит время работников inDrive, а также позволяет специалистам по кадрам не учить каждого работе в системе, — рассказывает Product Manager компании Doodocs Артем Федоскин.

Артем Федоскин

В системе по умолчанию реализована возможность подписывать документы удаленно, даже если сотрудник не является резидентом Казахстана и проживает в другой стране.

— В inDrive была проблема с тем, что нерезиденты не могли получить ЭЦП онлайн через eGov Mobile, и приходилось получать ЭЦП только в ЦОНе. Без загрузки ЭЦП на телефон сотрудникам приходилось подписывать документы через NCALayer. Мы предоставили инструкцию о том, как загружать ЭЦП как для физических (eGov Mobile) и юридических лиц (eGov Mobile Business) для Android и для iOS, — объясняет Артем Федоскин.

Если сотрудники inDrive сталкиваются с проблемами по загрузке подписи, то техподдержка Doodocs HR помогает установить ЭЦП на смартфон.

Также в Doodocs HR специально под потребности inDrive были реализованы:

• Единая авторизация через Google SSO. Сотрудники входят в личный кабинет через свою учетную запись в корпоративной почте inDrive, что сохраняет высокий уровень безопасности и позволяет контролировать доступ к документам. Например, если сотрудник увольняется, то при аннулировании учетной записи он автоматические теряет доступ к личному кабинету.
• Интеграция с «1С: зарплата и управление персоналом». Все подписанные документы автоматически подтягиваются в учетную систему по кадрам, что ускоряет работу «эйчаров».

Как говорят представители Doodocs, интеграция с кастомными печатными формами в 1С была непростым моментом, и даже сейчас компания продолжает улучшать процесс взаимодействия с документами в учетной программе.

Все персональные данные работников защищены: все документы соответствуют Закону об ЭЦП, данные хранятся в Казахстане в защищенном дата-центре, а система Doodocs HR прошла испытания по информационной безопасности в лаборатории, аккредитованной ГТС РК.

Также внедренную систему со стороны inDrive кроме кадровой службы проверили команда юристов, отдел собственной безопасности, ИТ-специалисты и разработчики 1С — ни у кого вопросов и серьезных замечаний не возникло.

— Нам было очень легко работать с командой Doodocs. Во время внедрения ребята быстро отвечали по интеграции, по безопасности, и даже что-то доделывали. Для сотрудников предоставили документацию, вопросов по использованию системы было минимум даже у смежных отделов, — делится впечатлениями Юлия Попова.

И добавляет, что в целом весь процесс развертывания новой системы занял всего пару месяцев: и это не только разработка, но и проведение тендера, а также тестовая эксплуатация системы перед запуском.

Кнопки «горят», а техподдержка всегда на связи

За год использования система Doodocs HR отлично себя показала: более 900 сотрудников inDrive быстро подписывают кадровые документы вне зависимости от того, где находятся — в Казахстане или в другой стране. Специалисты по кадрам получили быстроту использования и минимум вопросов от сотрудников по технической части личных кабинетов.

— Мы не оценивали, сколько времени экономим, но внедрение системы точно нам облегчило жизнь. К примеру, раньше у сотрудников могло уйти несколько часов на подписание одного документа, потому что NCALayer очень плохо работает с «макбуками», а сейчас это делается за минуту, — говорит Юлия Попова.

Юлия добавляет, что Doodocs HR предлагает другой пользовательский опыт: все кнопки «горят», все понятно, можно посмотреть превью документа. А если есть какие-то вопросы, то техподдержка отвечает быстро. И если раньше функциональность электронного документооборота с сотрудниками в inDrive была задействована процентов на двадцать, то сейчас все потребности в этой сфере закрыты полностью.

Результатом сотрудничества довольны и в Doodocs, говорит CEO Дагар Давлетов:

При этом CEO Doodocs подчеркивает, что исходя из ТЗ заказчика потенциал системы Doodocs HR был использован лишь частично, так как продукт имеет еще много модулей: автоматизации процесса оформления на работу, инициирования документов сотрудниками и т. д.

В Doodocs планируют дальше улучшать жизнь HR-специалистов. Если сейчас можно входить в личный кабинет сотрудника как на десктопе, так и на смартфоне через веб-версию, то уже скоро компания выпустит мобильное приложение. За счет уведомлений в нем будет еще удобнее следить за появлением новых документов от работодателя и оперативно их подписывать прямо со смартфона.

— Этот кейс сотрудничества с inDrive показывает, как локальный казахстанский сервис с хорошей экспертизой и вниманием к клиенту может закрыть «боль» международной технологической компании, — уверен Дагар Давлетов.