Как сохранить фокус и не утонуть в задачах? Обсуждаем тайм-менеджмент с экспертом Мадиной Иманалиевой
Тайм-менеджмент порой звучит как сакральное знание, доступное избранным и способное принести успех и все достижения мира. Но списки дел не работают, прокрастинация угнетает, а спонтанные праздничные выходные выбивают из колеи. Поговорили с экспертом Мадиной Иманалиевой о том, как обуздать собственный график, что поможет правильно подойти к списку целей и какую ошибку совершают многие люди в тайм-менеджменте.
6 рекомендаций на основе беседы с экспертом
- Представить себя 80-летним на собственном юбилее, чтобы четче распознать желаемый образ будущего.
- Декомпозировать долгосрочные цели и выстраивать четкие промежуточные задачи, которые приведут к результату мечты. Но быть гибким и уметь корректировать план.
- Проводить SWOT-анализ для самоаудита и выявления собственного потенциала и его применения.
- Расставлять приоритеты и держать фокус на действительно важных целях и задачах.
- Обязательно планировать отдых, перерывы и паузы.
- Хорошо знать свои физические возможности, чтобы не выгорать и достигать результатов в реальном для себя темпе.
Мадина Иманалиева
Упражнение «80-летний юбилей» и причины прокрастинации
— Что такое тайм-менеджмент по своей сути?
— Тайм-менеджмент — это не столько ежедневное распределение времени, сколько стратегический подход к жизни. И начинается путь с понимания того, как планируешь прожить ее и к чему прийти в итоге.
— Насколько полезной практикой будет представить портрет, которому хочешь соответствовать через энное количество лет, и на основе этого вычленить промежуточные цели?
— Это суперподход. Что может зажигать больше, чем образ тебя будущего? И никто не отменял эффекты визуализации. Есть упражнение «80-летний юбилей». Нужно представить, что тебе уже 80 — празднуешь юбилей. Необходимо ответить на ряд вопросов. Кого ты хочешь видеть рядом? Как хочешь в это время выглядеть, чувствовать себя? Какие слова желаешь слышать в свой адрес? Это упражнение помогает сверить часы с тем, куда движешься в настоящий момент. И при необходимости откорректировать.
Я предпочитаю планировать от общего к частному. Допустим, есть видение на ближайшие 5 лет о том, куда хочу прийти и какой себя вижу. И этот пятилетний план нужно декомпозировать, разделить на более краткосрочные периоды. То есть идти сверху вниз, от стратегического к тактическому.
Но при этом важно учитывать, что план — это не то, что высечено на камне и невозможно изменить. Привожу аналогию с бухгалтерией, где есть план и есть факт. Несмотря на самое четкое планирование, жизнь может внести свои коррективы. Поэтому абсолютно нормально актуализировать цели и приоритеты, отказываться от пунктов, которые перестали зажигать и быть в вашем фокусе. Планирование должно быть гибким. Собственно, и на рынке труда адаптивность и гибкость остаются важнейшими качествами для специалистов.
— Почему же людям свойственно откладывать задачи, даже имея четкое понимание собственных приоритетов?
— Есть ряд причин. Одна из них — пожалуй, самая масштабная — страх ошибок. Особенно актуально это в условиях нашего менталитета. В обществе многим свойственно мыслить так: лучше вообще не начну, чем сделаю не идеально. Эта идея долгие годы была заложена и в школьной системе образования. Поэтому по сей день страх остается базовой причиной прокрастинации.
Также отсутствие действий может быть завязано на элементарном отсутствии энергии и сил. И, конечно, прокрастинация иногда исходит из того, что сформулированная цель на самом деле не является истинным желанием. Порой планы состоят из пунктов, которые навязаны нам или принадлежат другим людям. То есть проблемы с долгосрочными целями часто упираются в отсутствие понимания собственных приоритетов и ценностей. Важно понимать и свой арсенал — таланты, навыки, потенциал, текущий уровень развития.
SWOT-анализ для самоаудита и недельное планирование как рабочий инструмент
— Какую практику можно использовать, чтобы лучше понять себя?
— Существует множество инструментов, и я толерантна в этом плане — каждому подойдет что-то свое. Но сильнее всего уважаю SWOT-анализ. Это простая техника, популярная в бизнес-среде, а также у экономистов, финансистов, аналитиков. Аббревиатура подразумевает анализ сильных и слабых сторон, возможностей и рисков. Я этот инструмент просто переложила на личностный аудит.
Пример таблицы взят в открытом доступе
— Предположим, аудит проведен, цели сформулированы, дело доходит до распределения времени. Как вычленить самое важное и не терять фокус? Например, есть популярная матрица Эйзенхауэра, но нередко люди испытывают трудности с тем, чтобы расставить задачи в порядке важности и срочности.
— Для этого и необходимо придерживаться приоритизации. Мы говорили о практике «80-летний юбилей». Допустим, я представляю, что хочу быть в этом возрасте физически активным человеком и состоявшимся специалистом. Соответственно, спорт и повышение экспертизы лежат в плоскости моих основных приоритетов. Сегодня хожу в зал не ради красивой фигуры и стабильного веса, а ради того, чтобы приближать себя к цели, которая будет актуальна ближайшие 35-40 лет. То же самое и с профессиональным развитием. Без навыка приоритизации невозможно двигаться. Но приоритеты тоже должны сменять друг друга.
Соблюдать между ними баланс помогает недельное планирование. Это метод, который предлагает Стивен Кови, автор известного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей». Пробовала разные варианты — «12 недель в году», To-Do List, Bullet Journal, но недельное планирование оказалось самым эффективным именно для меня.
Исходя из плана на год, пишу планы на месяц, а после понимаю недельные задачи. Такой шаг помогает оценить все время — и рабочее, и свободное. Есть большое заблуждение, что нужно расписывать только рабочие дела и действия, но важно планировать и бездействие. Это помогает видеть общую картину — и рабочие задачи, и отдых, и личные дела, и быт, и коммуникации.
Приведу пример. Сейчас готовлюсь к сдаче IELTS. Планирую сделать это в конце мая, поэтому вхожу в режим интенсивной подготовки — выделяю ежедневно час на занятия английским. Сейчас это приоритет. Исходя из этого понимания, корректирую обычный график. Например, сокращаю количество тренировок в зале. При этом в праздничные выходные еще одним приоритетом стала семья, поэтому предпочла приехать в Астану к родным, а пробный тест отложить и сдать удаленно. Управление временем — это бесконечный выбор. Необходимо регулярно отдавать предпочтение определенным задачам, исходя из текущих приоритетов.
Тайм-менеджмент для фрилансера и фокус после праздничных выходных для наемного сотрудника
— А насколько отличается тайм-менеджмент в зависимости от формата работы — например, в найме от фриланса или предпринимательства?
— Иногда отличается кардинально. В найме все-таки немного проще распоряжаться временем. Есть ограниченный рабочий день и четкий функционал. А для того, кто работает на себя, тайм-менеджмент буквально жизненно необходим. Например, предприниматели, которые не планируют свой отдых и вообще время, гораздо чаще выгорают, а потом и прогорают.
Что советую тем, кто работает на себя? Во-первых — провести четкую грань между рабочим и личным. Если занимаетесь работой, то не стоит отвечать на личные звонки или одной рукой готовить обед. Если решили отдохнуть, провести время с семьей или сделать личные дела, то в идеале не стоит отвлекаться на рабочие вопросы.
Во-вторых, обязательно планировать отдых, передышки. Вписывать в список дел сон, перерывы, прогулки, 10 минут безделья. Не зря в компаниях существует график отпусков. Это необходимо и для равномерного распределения ресурсов в организации, и для восполнения энергии у сотрудника — важно переносить такой же подход на себя.
Третий пункт — распределять энергию и объективно оценивать свои физические возможности с учетом всех внешних факторов. Отдельно отмечу то, что женщинам важно учитывать еще и гормональную природу при тайм-менеджменте. В норме мы знаем свой цикл, а, значит, можем заранее оценивать периоды спада и подъема энергии.
— Наемные сотрудники при этом сталкиваются с другой проблемой — многим тяжело дается набор праздничных выходных, которые чередуются с рабочими буднями. Как не терять ритм?
— Нового не скажу — подход аналогичный. Нужно планировать и выходные, и будни. Обычно проблемы испытывают те, кто не восполняют ресурсы на выходных. Нужно оценить заранее, чем хочется заняться, как именно отдохнуть и какие дела выполнить. Осознанный подход к свободному времени поможет переключаться между активностями.
Судьбы людей как примеры тайм-менеджмента и бессмысленная книга
— Можете ли вы напоследок порекомендовать то, что вам помогало освоить тайм-менеджмент? Например, книги или приложения.
— Что касается приложений, то это не мой вариант. Я пробовала разные сервисы, покупала платные версии, но осталась верна старому доброму методу — писать в блокноте. Сейчас для меня это полноценный ритуал, который еще и позволяет отдохнуть от телефона.
Что касается книг, то я люблю художественную литературу. Мне нравится читать про судьбы людей, которые выстраивают свою жизнь вокруг желанной цели. Например, Джек Лондон, который понял свой дар и писал по ночам, приходя после сложнейшей физической работы домой.
Книгу «Семь навыков высокоэффективных людей» я прочла только когда проходила сертификацию на тренера по этой системе личной эффективности. Но Стивен Кови говорил, что не придумал ничего нового, лишь подытожил опыт сотни людей. Смысл ее в том, чтобы найти миссию, сверхцель своей жизни. Я не с первого раза осилила эту книгу, но если вам будет под силу, то рекомендую прочесть безусловно.
Кроме того, могу дать антирекомендацию — книга «Магия утра». Там есть интересные вещи, но я категорически не согласна с общим посылом. Дело в том, что эта книга сформировала тренд на ранние подъемы, даже появлялись группы людей в WhatsApp, которые вместе бегали или ходили на условный Горельник в 5 утра. И я поставила эксперимент, когда временно ушла из найма — много месяцев подряд вставала очень рано. И, конечно, пришла к выводу, что сам по себе ранний подъем не несет никакого эффекта. Нельзя просто вставать в 5 утра и рассчитывать на аналогичный результат, как у сверхуспешных людей, только на этом основании. Это может работать только в случае раннего засыпания, качественного сна, отсутствия дисбаланса между работой и личной жизнью. Мне для счастья и продуктивности нужен как минимум 8-часовой сон, как и большинству женщин.
Вообще важно отметить, что все популярные книги про тайм-менеджмент написаны мужчинами и через призму мужского опыта. Поэтому они, естественно, не учитывают ни домашние обязанности, которые, как правило, лежат на женщинах, ни гормональный цикл, ни попытки совмещать материнство, карьеру и хобби. Поэтому можно, конечно, читать книги про тайм-менеджмент, но без глубокого понимания себя, своих физических возможностей, приоритетов и желаний это будет малоэффективно.
Вам будет интересно: «На этом экономить нельзя» — известный политолог подсказал, как правильно копить деньги
