Пока компания небольшая, обрабатывать заявки или потенциальных клиентов может и один человек. Но как только поток обращений увеличивается, управлять продажами становится сложнее. В итоге данные периодически теряются, кому-то забывают позвонить или ответить, сделки затягиваются, а в отчетности начинается неразбериха.

Отчасти решить проблему помогают менеджеры по продажам, но и им нужен единый инструмент для хранения клиентской базы и введения новых заявок. При этом предпринимателю необходимо анализировать финансовые отчеты, рассчитать точку безубыточности и контролировать все выплаты и поступления средств.

Справиться с таким объемом задач компании помогают ИТ-инструменты для ведения бизнеса. В третьей статье о цифровой трансформации для малого и среднего бизнеса Digital Business вместе с Европейским банком реконструкции и развития (ЕБРР) рассказывает об успешных практиках автоматизации продаж, управленческой отчетности и обмене финансовыми данными.

Как автоматизация упрощает работу с клиентами и повышает конверсию покупок?

Первые системы для хранения информации о покупателях в виде бумажных карточек появились еще в 1960-х годах. Тот же принцип лег в основу CRM-систем (Customer Relationship Management) – цифровых платформ, объединяющих автоматизацию продаж, маркетинг и аналитику.

Клиентские запросы поступают в СRM автоматически из различных каналов (сайта, мессенджеров, соцсетей, рекламы). Затем система сама распределяет их между менеджерами и фиксирует статус обработки заявки на каждой стадии воронки продаж. Таким образом менеджеры видят прогресс сделок, а сроки и результаты переговоров фиксируются в системе. Также СRM включает дополнительные модули, например, для запуска рассылок по клиентской базе или аналитики продаж.

С 2023 года на рынке Казахстана доступны решения с искусственным интеллектом, которые интегрируют функции чат-ботов, облачной телефонии и бизнес-чатов для взаимодействия с клиентами. Такие инструменты уже демонстрируют эффективность в финансовом секторе, автомобильной отрасли, розничной торговле и других направлениях, помогая бизнесу оптимизировать процессы и сосредоточиться на стратегических задачах. Как отмечает CEO и сооснователь компании BPM Tracker, предоставляющих одно из таких решений, Максим Беженарь, голосовой и текстовый AI-менеджер полностью заменяет человеческий фактор в сферах с коротким циклом продаж, а с длинным циклом – берет на себя первую линию, включая консультацию клиента и отправку коммерческого предложения:

CEO и сооснователь компании BPM Tracker Максим Беженарь. Фото: из личного архива героя

– Ключевая проблема на рынке CRM-систем — необходимость дополнительной оплаты за техническую настройку, включая интеграцию с облачной АТС, Call-Tracking (модуль для отслеживания эффективности рекламы), WhatsApp-рассылки, мессенджеров и других функций. Разовая настройка для МСБ стоит от 150 тыс. до 1,5 млн тенге.

Для настройки подобных инновационных инструментов, например, BPM Tracker + Mindsales CRM, не требуются специальные технические навыки — владелец бизнеса может самостоятельно настроить систему, экономя средства на разовой настройке. Достаточно заполнить инструкцию в системе в виде обычного текста, описав, как общаться с клиентом, и выбрать формат робота — голосовой или текстовый. Как показывает наш опыт, использование CRM в сочетании с AI-менеджерами не только упрощает рутинные процессы, но и ускоряет принятие управленческих решений, что особенно важно для топ-менеджеров и владельцев бизнеса.

Например, AI-менеджер может консультировать покупателей по продуктам и услугам, предоставлять актуальную информацию о наличии или отсутствии нужного товара на складе и принимать заказы.

Также можно использовать его в других сценариях, таких как сбор контактной информации для назначения встреч, подготовка коммерческих предложений или передача штатному менеджеру готовой карточки. AI-менеджер самостоятельно заполняет все необходимые данные в CRM, распределяет карточки по этапам воронки продаж и ставит задачи, если в компании предусмотрен гибридный отдел продаж.

В будущем, например, после интеграции с банками в 2025 году трекер сможет принимать оплату и завершать цикл сделки. Соответственно, эти данные тоже будут отображаться в системе.

Зачем нужна автоматизация финансовой отчетности? Опыт Beksar

Чтобы принимать обоснованные решения, собственнику или топ-менеджерам приходится контролировать бизнес-метрики практически каждый день. Отслеживать и анализировать их позволяют разные ИТ-решения:

1. ERP-системы (SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics) для комплексного управления финансами, бюджетированием и отчетностью.
2. Бухгалтерские программы (1С, QuickBooks, Xero) для учета доходов, расходов, налогов и подготовки отчетов.
3. BI-платформы (Power BI, Tableau, Qlik) для анализа данных и визуализация ключевых фин. показателей.
4. CRM-системы с аналитикой – интеграции продаж и финансовых данных для прогнозов и оценки текущего состояния бизнеса.
5. Отдельные программы для автоматизации отчетности для малого бизнеса.

С потребностью в удобном и понятном сборе данных несколько лет назад столкнулись основатели стартапа Beksar. До запуска цифрового продукта они строили бизнес в ритейле и не смогли найти оптимальные ИТ-решения для автоматизации в управлении магазинами. Доступное ПО было предназначено больше для бухгалтеров, чем управленцев, либо предлагало избыточный функционал со сложной настройкой.

Читайте также: Казахстанцы собрали “на коленке” софт, который может полностью оцифровать магазины. История стартапа Beksar

В итоге предприниматели создали свою платформу для автоматизации розничной торговли, а ее клиентами стали небольшие магазины и торговые сети. ИТ-система ведет складской, финансовый и клиентский учет в реальном времени. Собственник всегда знает, какой товар простаивает или, наоборот, почти закончился, и его пора закупать. Также решение интегрируется с любой кассовой программой по фискализации данных и обменивается данными с бухгалтерским ПО через API – программный интерфейс для взаимодействия приложений друг с другом по определенным правилам и протоколам.

Сооснователь Beksar Максат Бектибаев. Фото: Катерина Малама, Digital Business

«Финансовая отчетность — основа любого бизнеса. Периодически видим кейсы, когда клиенты вносят данные о всем товаре в систему, рассчитывают его в денежном эквиваленте, а потом впервые узнают из отчета об остатках на складе, условно, на 1 млрд тенге. В такие моменты предприниматель может полчаса сидеть перед экраном, и вся его жизнь пролетает перед глазами. Дальше только от него зависит, сможет ли он правильно поступить с этим остатком или нет», – отмечает CEO и сооснователь Beksar Максат Бектибаев.

Для онлайн-продавцов система тоже предлагает бесшовную интеграцию с крупными маркетплейсами, включая Kaspi и Lamoda. Туда можно направлять остатки со склада, и данные по количеству купленного и имеющегося товара будут автоматически обновляться.

«В нашей программе можно отслеживать выдачу зарплат, логистические расходы, налоги, комиссию за использование терминалов и не только. Нередко после вычета всех затрат предприниматели выходят в ноль. Анализ ключевых показателей помогает им рассчитать, насколько процентов они могут поднять свою наценку, чтобы экономика билась», – говорит Максат Бектибаев.

Какие возможности финансовой автоматизации доступны в СRM?

Если в крупных компаниях для подготовки финансовых отчетов используют отдельные и дорогие решения, МСБ для этой цели может пригодиться все та же CRM. Вот несколько сценариев ее использования:

График точки безубыточности в Mindsales CRM

1. Расчет прибыли в компании

«Руководителю важно понимать, добежит ли он до точки безубыточности в этом месяце или нет. Ее можно рассчитать по формуле, указав общую сумму запланированных расходов. Вместо сложных подсчетов менеджер будет ежедневно видеть на графике, сколько еще нужно заработать для выполнения плана. В современных системах, в том числе в нашей, за счет консолидации данных фиксируются все изменения в реальном времени. В зависимости от покупок, возвратов товаров или потери лидов положение графика будет меняться, как на бирже, а в CRM автоматически придет уведомление руководителю, если в воронке не будет хватать лидов для выполнения плана», – комментирует Максим Беженарь.

2. Анализ конверсии для планирования прибыли

Анализ потенциальных покупателей и этапов сделки помогает рассчитать возможный доход компании. Для этого менеджер должен примерно оценить, сколько заявок в итоге конвертируются в покупки. Тут не помешает искусственный интеллект. Он может анализировать телефонные записи разговоров с клиентами, чтобы оценить вероятный процент конверсии. Допустим, если каждый третий лид переходит в покупку, а в воронке всего девять клиентов, можно рассчитывать только на три продажи. Соответственно, компании нужно больше лидов, чтобы выйти в прибыль», – объясняет специалист.

3. Оценка стоимости привлечения клиента

«Аналитика в CRM помогает рассчитать стоимость привлечения лида (CPL) и одной продажи (СPS). Из них уже формируется стоимость привлечения клиента (СAC). Без понимания этих показателей предприниматель не просчитает коэффициент возврата маркетинговых инвестиций (ROMI) и окупаемость каждого менеджера по продажам», – подчеркивает Максим Беженарь.

При этом автоматизация фин. отчетности может улучшить продажи и в офлайне: 

«Магазины, которые ведут базу клиентов и коммуницируют с ними, продают кратно больше конкурентов. В ритейле основная задача продавца – взять номер покупателя, чтобы начислить бонусы для повторной покупки. Стимулировать ее помогают пуш-уведомления и рассылки по клиентской базе, для которых мы внедрили один из элементов СRM. Там же хранится история всех покупок клиентов, нужные им размеры одежды и другие данные. Если человек, тратящий около 50 тыс., взял товар на 30 тыс., то кассир, зная средний чек покупателя, предложит ему что-то докупить с лимитом в 20 тыс.», – говорит Максат Бектибаев. 

Как еще можно интегрировать CRM и автоматизацию финансов?

Один из таких вариантов предлагает обмен данными между CRM и программой учета 1С. Помимо автоматизации бухгалтерии она представлена в нескольких конфигурациях для разных сфер бизнеса, например, управления торговлей. Базовый функционал программы включает: фиксацию и анализ продаж, складской и финансовый учет, расчет зарплат и не только.

В Казахстане систему 1С внедряют официальные компании-интеграторы, в том числе «Интернет Бухгалтерия». Ее директор Ляйлим Сейдалиева отмечает, что интеграция учетной программы с СRM технически возможна, но пока клиенты обращаются за ней в индивидуальном порядке.

Директор компании «Интернет Бухгалтерия» Ляйлим Сейдалиева. Фото: из личного архива героя.

«Сама программа учета собирает данные по дебиторской и кредиторской задолженности, движению денежных средств, бухгалтерскому балансу, прибыли и так далее. Также предусмотрена разработка индивидуальной отчетности по техзаданию для программистов 1С. Возможны и другие доработки», – отмечает Ляйлим  Сейдалиева.

Особенность учетной системы в том, что ее работа подразумевает различные настройки и внедрение дополнительных программных по запросу бизнеса. По словам специалиста, интеграция с Битрикс в одной из компаний позволила фиксировать в СRM данные из 1С о поступлении товаров. Внедрение функции ускорило работу с заказами, поставками, платежами и другими операциями.

«1С может показаться сложной для предпринимателей, поэтому при поддержке ЕБРР мы разрабатываем универсальную систему для бизнеса. Она объединит возможности CRM и финансового учета, а также будет интегрирована с государственными сервисами через платформу Smart Bridge. С ее помощью компании смогут работать с клиентской базой, проводить платежи, отслеживать финансовые данные и автоматически сдавать налоговые отчеты», – резюмирует специалист.

Также вам может быть интересно:

ИТ в помощь: как автоматизация открывает для МСБ новые точки роста?

Назначай и трекай: как МСБ автоматизировать управление проектами и задачами?

Предприниматели, планирующие оптимизировать бизнес-процессы, могут для этого воспользоваться услугами профессионального консультанта в рамках программы поддержки МСБ ЕБРР. Услуги консалтинга, в том числе автоматизации, на сегодня получили более 2200 тыс. предприятий.

По вопросам участия в консультационных проектах можно писать на почту: EBRDAlmatyInfo@ebrd.com

По вопросам поддержки инновационных стартапов по всему Казахстану в ЕБРР также готовы ответить по адресу: BirimzhS@ebrd.com