Личный опыт: как ивент-промоушен Naiza оцифровал все рабочие процессы благодаря Darlean
Айгуль Егизбаева
Одним из первых пользователей казахстанской ERP-системы Darlean, о которой Digital Business рассказывал недавно, стала лига Naiza – крупнейший ММА-промоушен в Казахстане и Центральной Азии. В 2021 году он вошел в группу компаний DAR и начал автоматизировать свои бизнес-процессы с нуля. О том, смогла ли ERP-платформа упростить организацию спортивных турниров ММА и как быстро ее освоили сотрудники бэкофиса компании, Digital Business поговорил с проектным менеджером компании Айгуль Егизбаевой.
Автоматизация в ивент-индустрии
В 2024 году Naiza занимает 17 место в мировом рейтинге ММА-лиг, хотя еще 10 лет назад начинала с небольших любительских турниров в Мангистау. Сейчас в компании постоянно работают 30 человек, а в проведении спортивных ивентов может быть задействовано до 100 специалистов, включая различных подрядчиков.
Платформой Darlean компания пользуется больше 3 лет. Учитывая, что организация масштабного шоу длится не один месяц, у каждого отдела много бизнес-процессов. Чтобы их консолидировать и распределить задачи, под каждый ивент в компании создают новый проект. В нем же фиксируются даты начала и окончания всех активностей, статус задач, их исполнители и т.д.
Например, организация сентябрьского чемпионата Naiza 67 включала по меньшей мере 20 ключевых задач, в каждой из которых было еще по 20-30 подзадач. Одна только подготовка ивента требовала согласования мероприятия с акиматом, формирования списка бойцов-участников, закупки мерча, запуска промо-кампании и многого другого. При этом есть отдельные задачи, актуальные как во время проведения мероприятия, так и после окончания. Все они занесены в Darlean в структурированном виде в единый проект, в котором сидят сотрудники из разных отделов и наглядно видят весь фронт работы. Причем как свой, так и коллег.
«Naiza – ивентная организация, и многие наши бизнес-процессы связаны с бойцами. Той же бухгалтерии нужны их паспортные данные для расчета налогов за резидентов и нерезидентов, и эту информацию можно без проблем найти в системе. Также я загружаю в систему файл с расходами на билеты, возвратами и другими затратами, который может понадобиться бухгалтеру. Затем он переносит эту информацию по каждому бойцу в 1С. Сейчас мы как раз ждем завершения работы платформы Darlean над более углубленной интеграцией между двумя системами. Например, мы подавали заявку на то, чтобы я могла создавать и заполнять профайлы по каждому бойцу в нашей платформе, и эти данные автоматически подгружались в 1С», – отмечает Айгуль Егизбаева.
Отдельный пул задач – организация перелетов для спортсменов. Все поручения и время прибытия бойцов собраны в специальной вкладке в проекте турнира. Доступ к ней есть у сотрудников из разных отделов, например, чтобы продакшн мог организовать съемки с файтерами, а отдел логистики – встретить спортсменов в аэропорту и обеспечить им трансфер. Видя статус текущих задач друг друга, все сотрудники работают более автономно, не беспокоя руководителей и коллег по мелочам.
Darlean пользуются и водители, и топ-менеджеры
Система Darlean состоит из нескольких модулей с разным функционалом и возможностью создавать новые процессы. Помимо проектного управления сотрудники Naiza активно используют цифровой документооборот.
«Раньше, когда я работала в SAP в другой компании, заявки оттуда приходилось переносить в другую систему OPMS (Offshore Personal Monitoring System). В свое время ее придумали шотландские разработчики для British Petroleum. Сейчас же создаю и веду все задачи в одном проекте, загружаю нужные документы и т.д. Все можно быстро сделать в едином окне, как и отслеживать статус заявки на каждом шаге. Такой функционал сильно облегчает работу и экономит время благодаря автоматизации рутинных процессов», – говорит специалист.
Айгуль Егизбаева отмечает, что раньше для подписания любого договора или заявки нужно было лично обойти всех участников процесса. В Darlean эта задача решается автоматически: все задействованные лица получают уведомления, когда до них доходит очередь согласовать документ.
«Пользоваться Darlean многих приучил аванс, запросить который можно только через цифровую платформу. Сначала ответственный руководитель дает аппрув, потом заявка попадает к HR для проверки количества отработанных часов, и далее бухгалтеру. Соответственно, никто не может получить аванс без Darlean, будь то водитель, маркетолог или кто-то другой. По тому же принципу работают и другие заявки, например, на отпуск, больничный и не только», – рассказывает Айгуль Егизбаева.
Другой популярный сценарий заявок в компании – командировка. Чтобы ее оформить, сотруднику достаточно выбрать соответствующий шаблон в HR-модуле, указать даты поездки и приложить необходимые документы. Далее система автоматически направляет заявку на обработку всем участникам процесса.
Сначала она попадет к прямому руководителю, затем к HR-менеджеру, который должен оформить и приложить приказ. Далее заявка переходит в отдел букинга, где бронируют авиабилеты и гостиницу, а потом – в бухгалтерию для подготовки сметы с расчетом суточных, перелетов и проживания. В конце инициатору остается подписать финальный документ с помощью ЭЦП.
«Как у администратора у меня есть возможность назначать ответственных за согласование заявок. Эта функция нужна для создания новых процессов в компании. Например, если потребуется составить новый проект договора и привлечь к задаче юристов, финансистов и других сотрудников», – говорит специалист.
Помимо офисной работы организация турниров подразумевает частые выезды и командировки. Учитывая, что некоторые заявки могут требовать срочного рассмотрения, одобрить их можно и через мобильное приложение. Оно позволяет работать в системе без привязки к компьютеру, а значит руководитель может подписывать все бумаги через ЭЦП сразу со смартфона, находясь в любой точке.
Интеграция и поддержка разработчиков
Как вспоминает Айгуль Егизбаева, на этапе внедрения платформы ИТ-команда Darlean быстро устраняла все баги и собирала отзывы. Все, чем сейчас пользуются сотрудники Naiza – результат взаимодействия разработчиков и промоушена.
«Благодаря опыту работы в разных системах интеграция с Darlean показалась мне несложной. С функционалом разобралась достаточно быстро и помогла коллегам вникнуть в работу системы. Многие сотрудники освоились за неделю, кому-то потребовалось чуть больше времени. По мере того как Darlean охватывал все больше процессов, он стал ключевым рабочим инструментом в нашей компании», – резюмирует Айгуль Егизбаева.
Naiza подключилась к Darlean на стадии тестирования и развития ERP-системы, что помогло разработчикам платформы значительно улучшить ее функционал. Получая обратную связь от бизнеса, команда поэтапно внедряла новые фичи. С каждым последующим релизом платформа для управления бизнесом обрастает дополнительными возможностями и инструментами. Например, недавно в Darlean появился AI-ассистент с распознаванием голоса. Он помогает найти ключевую информации в документе, резюмирует встречи, составляет заметки и не только.
