Как бизнесу разумно сократить миллионные затраты на вендорский софт: колонка SAM-менеджера Русланы Акык

Лицензионный офицер, менеджер по управлению программными активами, software asset manager (SAM) – в зависимости от компании должность Русланы Акык звучит по-разному, но задача у нее одна – оптимизировать одну из самых затратных статей расходов крупного и среднего бизнеса. За 10 лет в ИТ-индустрии Руслана поработала с казахстанскими телеком-корпорациями, а сейчас занимает должность SAM-менеджера в крупном холдинге.

В колонке для Digital Business эксперт рассказывает, чем чревато использование пиратского ПО, как вендоры следят за своими корпоративными клиентами, как избежать неожиданных проверок, а также делится примерами из собственной практики, как можно разумно сократить затраты компаний на софт и «железо».

Расходы на лицензионное ПО могут составлять до 60-80% от ежегодных капитальных затрат компании

– В 2023 году глобальные расходы бизнеса на программное обеспечение для предприятий (enterprise software) достигли примерно $913 млрд и выросли на 12,4% по сравнению с предыдущим годом. В эти затраты входит покупка систем управления предприятием, аналитического ПО, облачных сервисов и других решений от компаний-вендоров.

Бизнес каждый год закупает разный софт, разворачивает его на своих серверах или в облаке. Лицензии и подписки на различное ПО – необходимая статья расходов в компании. Но руководство и акционеры не всегда понимают, насколько эффективно сотрудники используют полученные ресурсы. Соответственно, возникает вопрос, насколько оправданы затраты на программное обеспечение.

Ответить на него помогает software asset management – управление программными активами компании. В США и с недавних пор в СНГ им занимаются отдельные специалисты, отвечающие за закупки и эксплуатацию ПО в организациях. Тем же занимаюсь я с фокусом на крупные компании со штатом от 2 000 сотрудников. Отчеты SAM-менеджеров помогают руководству оптимизировать затраты на покупку необходимых программ и лицензий, а также спрогнозировать бюджет на следующий год.

В организациях, где SAM-менеджмент не налажен, у руководства есть только общее представление, какими лицензиями пользуется компания и сколько на них тратит. Моя задача – провести полную инвентаризацию всех серверов и компьютеров, а также собрать статистику использования различных программ. Обычно только так можно определить не только реальную потребность в ПО и «железе», но и наличие нелицензионного софта, который иногда устанавливают сотрудники с расширенными правами доступа на корпоративных ПК.

Чем это чревато? Если на 500-600 компьютерах работают несколько пиратских программ, компании придется заплатить 125% от стоимости софта, плюс оплатить работу аудитора. Суммарно такие нарушения могут обернуться для бизнеса штрафом до полумиллиона долларов. Причем выявить их достаточно легко при первой же проверке.

Помимо этого зараженная пиратская программа способна навредить компьютеру не только одного сотрудника, но и распространить вирус по всей корпоративной сети. Ту же лазейку могут использовать хакеры, чтобы украсть данные, представляющие коммерческую тайну, и шантажировать руководителей.

Также компании на нашем рынке могут осознанно занижать количество используемых лицензий. Условно, по контракту купили одно количество, а по факту запустили в два раза больше. Допустим, софт Microsoft технически позволяет это сделать. Был случай в Казахстане, когда один банк закупил 500 лицензий, а в СМИ рассказывали об открытии новых офисов в разных регионах. Но вендор – тоже не глупый, заметив нестыковку, наведался к клиенту с аудитом.

Поставщики ПО могут проверять компании через бывших сотрудников по их резюме на том же HeadHunter. Допустим, если какой-нибудь менеджер отметил, что управлял командой в тысячу человек, а вендор знает, что купленных лицензий у той фирмы было меньше, это повод для аудита. Бывает, проверки проводят в какую-нибудь годовщину пересмотра контракта или спонтанно. Тут не угадаешь.

В компаниях, где учет лицензионного ПО не налажен, аудит может затянуться на несколько месяцев. Сначала его нужно согласовать с разными отделами, включая внутреннюю службу безопасности, и получить множество доступов. А еще создать отдельные учетные записи, чтобы запустить сканеры для инвентаризации. Плюс надо подключать юристов и поднимать старые договора закупщиков. Все это придется сделать, чтобы просто дать отчет вендору с точным количеством действующих лицензий.

Однако, по моему опыту, поверки вендоров могут проходить быстро благодаря заранее проведенному внутреннему аудиту.

Например, когда вендор пришел с аудитом к одному из моих работодателей, мы за две недели предоставили всю информацию по закупкам, статистику использования ПО и т.д. К тому моменту все данные о лицензиях были занесены в специальную базу, которая регулярно обновлялась. В итоге проверяющие с нашим отчетом согласились. Соответственно, если в компании налажен мониторинг софта, вендоры меньше заинтересованы в ее проверке. Доверия к такому бизнесу больше.

Чтобы добиться ясности, нужно провести аудит всего лицензионного ПО в компании

В работе руководствуюсь международным стандартом по управлению лицензиями ISO 19770-1. Его разработали в Англии еще в 80-е годы. С годами он претерпел незначительные изменения, в частности, внедрение Agile-практик, но по-прежнему дает понятное руководство к действию.

Эффективное управление цифровыми ресурсами начинается с долгосрочной стратегии. Бизнес должен для себя решить, чего хочет достичь. Например, выяснить, как формируется бюджет на закупку всего софта и можно ли его оптимизировать. Далее работа будет строиться в несколько этапов:

1. Проводим инвентаризацию. Делать ее ручным методом и заносить все данные в один документ в крупном бизнесе бесполезно. Сотрудников нанимают, увольняют, техника ломается. Из-за непредсказуемых изменений отчет может потерять актуальность еще до презентации руководству. Поэтому компании нужна единая информационная SAM-система, где данные о всех лицензиях обновляются в режиме онлайн. Она помогает планировать закупки и обосновывать затраты стейкхолдерам. Компании поменьше могут хранить такую информацию в Excel-таблицах, если хотя бы раз в неделю будут их обновлять.
2. Прописываем корпоративную политику использования активов. Ее должны принять и подписать первые лица компании. В политике, в частности, может быть указано, что использовать нелицензионный софт нельзя, все активы необходимо инвентаризировать, бюджет на закупку ПО и технику должен быть общий и т.д. Политика отражает требования работодателя, которым должны следовать все сотрудники, а за нарушение предусмотрено дисциплинарное взыскание.
3. Унифицируем рабочие места – то есть составляем набор программных продуктов, необходимых конкретному сотруднику в зависимости от отдела. Так узнаем стоимость софта для одного рабочего места в конкретной категории и сможем прогнозировать затраты. Оптимизировать задачу помогает корпоративный каталог приложений, в котором сотрудник может скачать определенный набор программ, не привлекая службу поддержки. Обычно это что-то бесплатное либо уже оплаченные лицензии.
4. Централизуем бюджет – все закупки должны исходить из одного центра. Такой отдел изучает потребности разных департаментов и консолидирует все затраты компании или холдинга на софт. Так гораздо выгоднее закупать ПО у поставщика, который может предложить контракт с хорошей скидкой за счет объема.
5.  Оптимизируем ресурсы. Бывает, что на серверах компании хранятся старые ненужные сервисы или часть мощностей инфраструктуры не используется. За три месяца, например, мне удалось сократить контракты на $100 тыс. Просто прошлась по процессам и посмотрела, что можно без ущерба для производительности снизить количество ядер в серверах с 16 до 8.

Как еще можно сократить расходы бизнеса на вендорские продукты?

Последний этап жизненного цикла лицензионного софта в организации –  его списание. У каждой купленной программы есть срок эксплуатации, допустим, 5 лет. По его истечению актив должен стоить ноль тенге за счет естественной амортизации.

Но бывают такие активы, которые годами висят на балансе компании и не амортизируются. Их либо по ошибке завели, либо они требовались для какого-то проекта. Был случай, когда списала c баланса компании старого ПО на $1,5 млн. Дабы убедиться, что этот софт не используется, ходила по администраторам, проводила небольшие интервью и собирала рабочие группы.

Вот, как это работает: представьте, что у вашего бизнеса есть какая-то капитальная стоимость, допустим, тысяча долларов. После того, как вы купили софт за $300 и положили его на баланс компании, эта стоимость вырастает до $1300. Одна из моих задач – провести инвентаризацию активов и списать то, что на самом деле является балластом.

Еще важный способ оптимизации бюджета – анализ закупок в пользу оптимальных решений. Разнообразие доступного софта породило проблему его выбора. Причем каждое ПО предполагает разные варианты лицензирования и функционала. Чтобы во всем разобраться нужно время, которого у руководителей обычно мало. В итоге компании часто заключают контракты на полный пакет фич по максимальной стоимости, хотя по факту сотрудникам нужны только определенные функции. Зная эти нюансы, можно было бы заплатить $10 тыс. вместо $100 тыс. и значительно сэкономить.

В зависимости от ПО сократить «косты» можно и за счет аналогов. Например, у меня был кейс в телеком-компании по миграции с AutoCAD на ZWCAD. Компания использовала этот софт для проектирования новых офисов, объектов связи и не только. В итоге смена поставщика помогла сэкономить 30% от предыдущих затрат на ПО при работе на компьютерах с той же мощностью.

Третий сценарий – выбор в пользу «десктопных» лицензий. 4 года назад у меня был случай, когда я не могла запустить в компании сервис Microsoft Lync. В службе поддержки мне ответили, что вендор отключил продукт и рекомендует переходить на облачные решения. Корпорация бросила все ресурсы, чтобы развивать cloud-сервисы, и надо отметить, что у нее это неплохо получается. Покупая подписку Microsoft 365, вы получаете около 100 сервисов от создания диаграмм до аналитики настроения сотрудника. Но с точки зрения цены, «десктопный» софт пока выгоднее облачного. Тот же Office стоит $500-600 в зависимости от версии, а ежегодная подписка на Microsoft Office 365 обойдется примерно в $312. На первый взгляд второй вариант дешевле, но лицензией на десктопе вы можете пользоваться 7 лет.

Software Asset Management – это игра в долгую. Условно, потратив на его внедрение $100 тыс. в год, бизнес, по моему опыту, сэкономит от $500 тыс. и более через 2-3 года. Сокращение затрат происходит не сразу, а постепенно, после налаживания всех процессов, но конечный эффект того стоит

В заключение своей колонки хочу отметить, что мне повезло работать в командах под руководством опытных ИТ-управленцев. В настоящее время я повышаю зрелость SAM процессов  в холдинге Freedom Holding Corp. вместе с командой, обладающей большим опытом внедрения систем управления программными активами в странах СНГ. Совместно мы разрабатываем стратегию, направленную на обеспечение максимальной эффективности для компании. Надеюсь, что через некоторое время смогу поделиться результатами и процессом, который мы выстроили.