Как внедрить в компании data-driven-культуру и обучить сотрудников. Кейс с примерами

Цифровизация и автоматизация бизнеса зачастую невозможна без дополнительного обучения. Компании отправляют сотрудников на тренинги, покупают курсы и организовывают вебинары, но это не всегда гарантирует ожидаемые результаты.

От чего зависит эффективность корпобучения и что стоит учитывать фаундерам, тимлидам, HR-менеджерам? Читайте мнение сооснователя казахстанской компании Datanomix.pro Александра Полоротова в колонке Digital Business.

Данные как ресурсы. Кейс Magnum

Внедряя в компании инструменты бизнес-аналитики (BI) или любые другие практики, мы неизбежно сталкиваемся с устоявшейся системой и подходами работы. Условно, если сотрудники привыкли работать в Excel, на переход к data-driven-культуре, когда принятие решений строится на дата-анализе, компании понадобится время.

При таком подходе данные рассматриваются как ресурсы, помогающие оптимизировать затраты и повышать прибыль. Соответственно, чем больше организация и объем информации, который она накапливает, тем больше ценности можно извлечь. В этом помогают современные инструменты для бизнес-анализа, для внедрения которых нужны обученные сотрудники.

Например, чтобы повысить операционную эффективность бизнеса, крупный ритейлер Magnum внедрил инструмент Qlik Sense. Он позволил оперативно анализировать данные объемом более 2,4 млрд строк, включая все розничные чеки. Такая осведомленность помогает ритейлеру эффективно отслеживать промо-акции и товарные запасы, не допуская их дефицита или профицита.

Инструментом для бизнес-аналитики в 2021 году пользовалось более 200 сотрудников, и он экономил компании порядка 10-20% человеческих ресурсов на подготовку управленческой отчетности. Также увеличилась скорость принятия решений на основе данных и тестирования гипотез по промо-акциям.

В каждом департаменте появились специалисты, умеющие создавать дэшборды, а заказчик посоставил цель сделать BI-департамент центром компетенций внутри компании.

Почему обучить сотрудников в компании не так просто?

Образование часто становится одним из основных элементов для перемен внутри компаний. И также — одним из основных барьеров. Так, согласно глобальному исследованию BARC и Eckerson Group за 2022 год, недостаток системного обучения навыкам работы с BI-инструментами препятствует их внедрению у 50% респондентов.

Персоналу нужны не только подходящие навыки, но и полное понимание, как новые процессы и инструменты повлияют на их каждодневные задачи. Можно выделить две основные группы проблем, связанных с обучением при внедрении инструментов анализа данных:

1. Отсутствие системного подхода к обучению.
2. Низкий уровень заинтересованности сотрудников к использованию нового инструмента.

На кого может быть рассчитано обучение?

В МСБ (малом и среднем бизнесе — прим. Digital Business) потребности руководства чаще закрывает какой-то один сотрудник. У него всегда есть нужный отчет в excel, он всегда знает, что в метрике “количество активных клиентов” учитываются клиенты, которые совершили хотя бы две покупки в этом квартале, а не все покупатели с начала года.

В корпорациях же анализом и созданием отчетов занимаются отдельные департаменты. Это часто приводит к ситуации, когда одна метрика «Объем продаж за текущий период» может иметь разное значение и методологию расчета, что вводит в ступор руководителей. Выяснение причин расхождений в расчетах даже одного показателя отнимает время. Такая ситуация называется аналитический хаос (Data Mess) и может быть вызвана недостатком компетенций сотрудников, отсутствием центра компетенции и стратегии работы с данными.

С подобными проблемами до внедрения централизованной системы управления данными сталкивался Сбербанк в Казахстане. Его ключевые подразделения использовали разные BI-инструменты для решения локальных задач. Изменение подхода и массовая миграция отчетов на Qlik потребовали от сотрудников новых компетенций по работе с данными и созданию отчетности.

60 сотрудников банка прошли обучение в Datanomix Academy в несколько этапов. В итоге подразделения нарастили собственные компетенции и позже смогли создавать 99% управленческой отчетности. Благодаря внутренней экспертизе банк сэкономил на привлечении внешних специалистов примерно 160 млн тенге за 1 год.

Тренинги, онлайн-курсы и системное обучение

На своем опыте мы убедились, что классический путь внедрения новых бизнес-инструментов через двух-трехдневные тренинги не работает. Такой подход рассчитан скорее на мотивацию и вовлечение, когда после первых успехов сотрудники поверили в свои силы и увидели конкретный способ оптимизации ежедневной рутины.

Новый навык можно сформировать только с помощью регулярной практики. Без повторений полученные знания быстро выветриваются. Потому что позже, используя новый инструмент, сотрудник обязательно столкнется с трудностями. А без поддержки он, скорее всего, опустит руки и вернется к привычному инструменту вроде Excel.

Проанализировав эффект от мастер-классов, мы начали разрабатывать онлайн-курсы. Со временем пришли к выводу, что каждой категории пользователей в зависимости от должности, опыта и обязанностей нужен свой подход и тип учебного контента.

Топ-менеджерам лучше подойдут офлайн-консультации. А рядовым сотрудникам — комбинированный формат обучения, который может состоять из теории в виде текста и видео и обратной связи с ментором.

Например, нужно разработать и разъяснить BI-стратегию или стратегию монетизации данных, связать ее с бизнес-целями. Здесь выбор между офлайн- (или очным) обучением и онлайн-обучением очевиден. В первом случае мы получим немедленную, персонализированную обратную связь и взаимодействие. Это особенно важно для менеджеров, которые часто сталкиваются со сложными проблемами и требуют более глубоких обсуждений.

Например, в Сбербанке для решения сложных задач на время обучения сертифицированные Qlik Sense Data Architect и Business Analyst подключались к проектам бизнес-пользователей. Привлеченные эксперты помогали сотрудникам решать сложные задачи и прокачивать нужные навыки. Также в банке появился свой центр компетенций на базе офиса CDO (Chief data officer). Он работал по методологии Kanban и состоял из 15 специалистов, в том числе из представителей ключевых подразделений.

Как наладить системное обучение в компании?

Первый шаг — сделать матрицу требуемых навыков работы с данными и ролей и должностей в компании.

Такую матрицу удобно использовать как отправную точку для проектирования курса или оценки охвата компании обучающими подходами — Сколько сотрудников должны обладать навыком X? Сколько сотрудников обладают навыком X на текущий момент времени?

Шаг номер 2. Объединив навыки в определенные группы, можно сформировать целевой портрет ролей.

Затем можно построить общий обучающий путь со списком конкретных образовательных инициатив в виде курсов, марафонов, персональных консультаций, которые позволят сотруднику перейти из точки А в точку Б.

В организации такого процесса внутри компании помогает единая база учебных материалов с централизованным доступом для сотрудников. Главное, чтобы каждый знал, к кому обращаться за поддержкой, где и какой материал можно получить.

Все уроки должны содержать практические упражнения, чтобы закрепить знания. А в конце нужна прозрачная сертификация навыков работников в зависимости от их роли в компании.

Улучшить доходимость курсов и обязать сотрудников выполнять задания помогают менторы и геймификация обучающего процесса. Первые ускоряют прогресс, отвечая на возникающие в процессе вопросы. Геймификация же повышает вовлеченность в обучение благодаря игровым элементам. Например, это может быть поощрительная система накопления баллов, которые можно тратить на внутрикорпоративные бонусы — дополнительный день отпуска, тет-а-тет встреча с топ-менеджментом, мерч.

Еще одна эффективная практика — внутренние онлайн-марафоны, которые можно проводить в формате рассылок через мессенджеры, e-mail или корпоративный портал. В отличие от разовый рассылки, марафоны длятся от 10 до 30 дней, в каждый из которой работники узнают что-то новое про инструмент, включая успешные кейсы его применения от своих коллег или экспертов из отрасли.

Что еще помогает наладить обучение внутри компании?

Закрепить навыки и быстрее прокачаться сотрудникам помогают внутреннее вебинары от специалистов своей же компании. Они тоже могут быть частью марафона, как и еженедельные или ежемесячные мероприятия, где сотрудники могут делиться опытом применения нового инструмента.
Таким образом формируется внутреннее сообщество BI-чемпионов / Data-звездочек.

Можно практиковать совместную работу в формате мастер-класса, где сотрудники решают конкретные бизнес задачи вместе с ментором. Это могут быть и онлайн-консультации раз в неделю, где обсуждаются накопившиеся вопросы. По сути, система мастера и подмастерья, помогающая передать и перенять нужный опыт.

Повысить вовлечение сотрудников можно с помощью интерактивных тренажеров и коротких видео. Например, видеороликов на учебной платформе по самым часто используемым способам анализа данных или каким-то функциям инструмента анализа данных.

Хороший индикатор того, что система обучения работает, — это когда на анкетировании перед экзаменом сотрудники жалуются на большое количество практики. Несмотря на негативные эмоции они выполнили достаточно заданий, закрепив необходимые навыки.